Наборът от документи, необходими за сключването на трудов договор, винаги е имал съществено значение за практиката, защото тези документи удостоверяват обстоятелства от основно значение за трудовото правоотношение, например относно квалификацията на работника или служителя. С тях е свързано упражняването на редица трудови права като начисляване и изплащане на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит или за образователна и научна степен „доктор“ или научна степен „доктор на науките“. При проверки от страна на контролните органи по спазване на трудовото законодателство обикновено се изисква работодателят да представи част от трудовите досиета на персонала и се проверява наличието на тези документи. Затова обикновено те съпътстват трудовото правоотношение през целия период на неговото съществуване.
Правната уредба на разглеждания въпрос се съдържа най-вече в Наредба №4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Разбира се, много други закони и подзаконови нормативни актове добавят и специфични изисквания за отделни длъжности. Във всеки конкретен случай, когато пристъпва към сключването на трудов договор, работодателят трябва да си отговори на въпроса колко и какви документи е необходимо да изиска от работника или служителя или, ако е приложимо, да набави по свой почин. Евентуалните пропуски могат да доведат дори до недействителност на трудовото правоотношение – например при назначаване на непълнолетно лице без разрешение от Инспекцията по труда.
И едно последно, но не и по важност предварително уточнение – в последните години разглежданият въпрос придобива все по-голямо значение на плоскостта не само на трудовото право, но и на законодателството по защита на личните данни и антидискриминационното законодателство. Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27.04.2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46ЖО (Общия регламент за защита на данните), който започна да се прилага от 25 май 2018 г. във всички държави – членки на ЕС, установява принципите на минимизиране на събираните лични данни и целите на обработването им. Казано с други думи, в качеството си на администратор на лични данни на работниците и служителите работодателят няма право да събира повече данни, отколкото е необходимо за целите на изпълнението на правата и задълженията по трудовото правоотношение.
От гледна точка за законодателството за защита от дискриминация следва да се отбележи също, че е недопустимо събирането на информация, свързана с признаците по чл.4, ал.1 от ЗЗДискр. Ето защо, когато определят вида документи, които са необходими във връзка със сключване на трудовия договор, работодателите трябва да внимават каква информация биха могли да съдържат тези документи и дали е допустимо обработването й както от трудовоправна гледна точка, така и през призмата на тези специални режими.

***

Както беше посочено, необходимият набор документи и информация, събирани във връзка с възникването на трудовото правоотношение, може да се изведе от Наредба №4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Съгласно чл.1 от Наредбата за сключването на трудов договор са необходими:
1. Документ за самоличност, който се връща веднага.
На правилото, че документът за самоличност „се връща веднага“, следва да се обърне специално внимание, предвид широко разпространената практика да се правят и съхраняват копия от личните карти на работниците и служителите. По темата е имала повод да се произнесе и Комисията за защита на личните данни, като в отговор на често поставяни въпроси на интернет страницата си е разяснила: „Работодателят няма право да копира личната карта на работника/служителя, а само да запише данните от нея, след което трябва да я върне на притежателя м“.
2. Документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства.
Образованието и професионалната квалификация имат особено важно значение за трудовите отношения, защото те отговарят на въпроса ще може ли работникът или служителят да изпълнява ефективно възложената му работа. Затова и когато в разпоредбата на чл.8, ал.3 от КТ са посочени признаците, по които се забранява допускане на пряка или непряка дискриминация в трудовите отношения (като народност, произход, пол, сексуална ориентация, семейно и имуществено положение и т.н.), образованието умишлено не е включено. Поставянето на изискване за определено по вид и степен образование не е дискриминационен акт, съответно недопускането до съответната длъжност на лице, което не притежава необходимото образование, не е форма на неравно третиране.
Необходимо е тук да се уточни, че изискването за определено образование може да е нормативноустановено или да е поставено от работодателя. Например лекарите трябва да имат висше медицинско образование, юрисконсултите – висше юридическо образование и т.н. За заемането на академични длъжности в университетите и научните организации се изисква кандидатът да отговаря на специалните изисквания по Закона за развитие на академичния състав на Република България за доцент, професор и т.н. Ако се сключи трудов договор, по който работникът или служителят не отговаря на нормативноустановени- те изисквания, той ще е недействителен и може да бъде обявен за такъв от съда по реда на чл.74 от КТ.
Възможно е и изискването за образование
да е въведено по целесъобразност от работодателя – например в длъжностната характеристика на ръководителя на звено „Човешки ресурси“ да е предвидено, че лицето следва да има юридическо образование. В такъв случай преценката е на работодателя и няма пречка той да я промени впоследствие, защото се е явил кандидат с особено богат професионален опит в тази област, макар и да не покрива посоченото изискване; поради липсата на кандидат със заложеното образование и т.н.
3. Документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж.
Трудовият стаж обикновено се удостоверява с трудовата книжка на работника или служителя, която съгласно чл.347 от КТ представлява официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж също съдържа определени задължения за работодателя в тази връзка. Според чл.1, ал. 1 от НТКТС при постъпване на работа работникът или служителят е длъжен да представи на работодателя трудовата си книжка с изключение на случаите, когато постъпва за първи път на работа. Работодателят, след като вземе необходимите данни от трудовата книжка, я връща на работника или служителя.
Много работници и служители считат за по-сигурно съхраняването на трудовите им книжки от работодателя и няма пречка да се постигне такава уговорка. Тя обаче изисква нарочно споразумение или декларация от лицето, че желае да остави трудовата си книжка на съхранение при работодателя. В противен случай задържането й е незаконно и може да доведе до ангажиране на имуществената отговорност на работодателя.
Предвид казаното по-горе, предходният стаж на работника или служителя по правило се удостоверява пред работодателя, независимо дали длъжността го изисква или не. Той има значение и за определянето на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит по чл.12 от НСОРЗ, което представлява допълнително възнаграждение с постоянен характер и се вписва в трудовия договор. Ето защо думите: „.когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж“ в края на цитираната разпоредба следва да се тълкуват в смисъл, че удостоверяване на стажа по специалността е абсолютно задължително, ко- гато е налице нормативно изискване за такъв стаж. Ако лицето бъде назначено при липса на тази предпоставка, трудовото правоотношение ще е недействително. Така например Законът за държавната финансова инспекция предвижда директорът на Агенцията за държавна финансова инспекция да притежава стаж по специалността 10 години, от които най-малко две години на ръководна длъжност; Законът за хазарта изисква не по-малко от 5 години трудов стаж по специалността за членовете на Държавната комисия по хазарта и т.н. Някои нормативни актове уреждат и придобиването на „стаж по специалността“. Например проектантите с ограничена проектантска правоспособност могат да придобият пълна проектантска правоспособност, ако имат стаж по специалността две години като служители по трудов договор с проектант с пълна проектантска правоспособност (чл.7, ал.5, т.1 от Закона за камарите на архитектите и инженерите в инвестиционното проектиране).
Изискването за стаж по специалността може да е въведено и от работодателя – например за всички ръководни длъжности в предприятието да се изисква най-малко 5-годишен опит на сходна позиция. И тук следва да се приеме същото като казаното по-горе относно образованието: ако конкретното изискване е въведено от работодателя по целесъобразност, няма пречка той да го промени, като назначи на позицията лице, което не покрива този минимум.
4. Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца.
Този документ поражда доста колебания в практиката, защото много работодатели изискват медицинско свидетелство и при преустановяване на трудовата дейност за период, по-кратък от 3 месеца. В някои случаи има логична причина за това – например ако лицето ще работи в заведение за обществено хранене, би следвало да се провери дали не страда от заразно заболяване, което може да предаде на посетителите.
Удачно е работодателят да направи задълбочена оценка дали наистина би могъл да оправдае изискването на медицински свидетелства и в случаите, които се отклоняват от Наредбата. Ако отговорът е отрицателен, изискването им от кандидатите за работа трябва да се преустанови, защото то може да се третира и като нарушение на законодателството по защита на личните данни и да доведе до налагането на високи по размер санкции.
5. Свидетелство за съдимост, когато със закон или друг нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.
И по отношение на свидетелствата за съдимост се допуска същата практическа грешка както с медицинските удостоверения – често такива се изискват за всяка длъжност, без значение, че липсва закон или друг нормативен акт, който да го налага. Обичайно „оправдание“ на работодателите в такива случаи е, че предпочитат да се уверят дали не наемат криминално проявени лица, но за съжаление то не променя незаконосъобраз- ността на подобни действия.
Тук е невъзможно да се изброят всички нормативни актове, които предвиждат представяне на свидетелство за съдимост за заемането на определени длъжности, но може да се посочи например Указ №1074 от 23.05.1974 г. за ограничаване заемането на отчетнически, материално-отговорни и други длъжности от осъдени лица.
Наредба №63 за прилагане на Указ №1074 определя като отчетници касиерите, магази- нери, домакини, щандисти, началник складове, снабдители, инкасатори, касиер-маркиро- вачи, отчетници на билети и ценни книжа, управители на магазини, аптеки, хотели, заведения за обществено хранене, пласьори, бю- фетчици и др. Наредбата включва в кръга на отчетниците и лицата, които не са назначени на отчетническа длъжност, но фактически изпълняват отчетнически функции – събират, съхраняват, разходват и отчитат обществени парични или материални ценности, независимо от изпълняваната от тях основна работа.
Свидетелство за съдимост се изисква и когато длъжността на лицето или конкретно възложените му задачи налагат достъп до класифицирана информация. В такива случаи се издава специално свидетелство за съдимост за целите на ЗЗКИ, което отразява осъждания за извършени престъпления без оглед на настъпилата реабилитация.
6. Разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Под „трудова дееспособност“ се разбира признатата и гарантирана от закона възможност едно лице да поема права и задължения, свързани с полагането на зависим труд, и да ги упражнява лично. Общата минимална възраст за настъпването на трудова дееспособност е 16 години (чл.301, ал.1 от КТ). Тя е „обща“, защото се прилага, когато изрично не е установена друга минимална възраст.
Законът познава отклонения от така заложената минимална възраст в посока и „нагоре“, и „надолу“.
– На тежки, опасни или вредни за здравето и за правилното им физическо, умствено и нравствено развитие работи не могат да бъдат назначавани лица под 18 години. Забранено е такива работи да се изпълняват както от малолетни, така и от непълнолетни лица и тази забрана е абсолютна – тя не може да се преодолее нито с тяхното или на родите- лите/настойниците/попечителите им съгласие, нито с разрешение от Инспекцията по труда.
– По изключение могат да се приемат на работа и лица от 15 до 16 години за извършване на работи, които са леки и не са опасни или вредни за здравето и за правилното им физическо, умствено и нравствено развитие и чието изпълнение не би било пречка за редовно посещение на училище или за участие в програми за професионално ориентиране или обучение (чл.301, ал.2 от КТ). По изключение на ученически длъжности в цирковете могат да се приемат момичета, навършили 14 години, и момчета, навършили 13 години, а за учас-
тие в снимане на филми, подготовка и изнасяне на театрални и други представления
могат да се привличат и лица, ненавършили 15 години, при облекчени условия и в съответствие с изискванията за правилното им физическо, умствено и нравствено развитие (чл.301, ал.3 от от КТ).
Лицата, ненавършили 16 години, се приемат на работа с разрешение на Инспекцията по труда за всеки отделен случай (чл.302, ал.2 от КТ). Същото се отнася и за лицата от 16 до 18 години – и те се приемат на работа с разрешение на Инспекцията по труда за всеки отделен случай (чл.303, ал, 3 от КТ). Условията и редът за издаване на такива разрешения са доразвити в подзаконовата нормативна уредба (Наредбата за работата на лицата, ненавършили 15-годишна възраст и Наредба №6 от 2006 г. за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години).

 Работодателят може да изисква . представянето и на други документи, извън посочените в чл.1 от Наредба №4 от 1993 г., но само ако това  е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.

Допустимата информация и документи, събирани във връзка със сключването на трудов договор, могат да се очертаят и по негативен път от забраните, съдържащи се в антидискриминационното законодателство.
Според чл.12, ал.1 от ЗЗДискр. при обявяване на свободно работно място работодателят няма право да поставя изисквания, свързани с дискриминационни признаци (пол, раса, народност, етническа принадлежност, лично и семейно положение и др.), освен в някои изрично уредени изключения. Аналогична разпоредба се съдържа и в чл.23 от Закона за насърчаване на заетостта: при обявяване на работните места работодателите нямат право да определят условия по признак пол, възраст, народност, етническа принадлежност и здравословно състояние. Антидискриминационното законодателство забранява на работодателите и да отказват приемането на работа поради бременност, майчинство или отглеждане на дете.

Разбира се, в някои ситуации поставянето на допълнителни изисквания за заемането на свободни длъжности е оправдано. Такива изключения са предвидени в разпоредбата на чл.7 ЗЗДискр. и частично са възпроизведени в други нормативни актове. Може би с най-важно практическо значение е поставянето на изискване за определено образование, защото то е от ключово значение за изпълнението на длъжността (вж. по-горе относно документите, удостоверяващи образованието и професионалната квалификация).
Поставянето на предварителни изисквания по отношение на пол, възраст и намалена работоспособност е допустимо, но само докол- кото те са обусловени от характера на работата. Такива ще са например случаите, кога- то трудовата функция е свързана с големи физически натоварвания. Информацията за евентуална бременност може да има значение в хода на подбора, ако на съответното работно място съществуват здравни противопоказания за бременни.
Изрична уредба в различни нормативни актове имат и други изключения: работодателят може да постави възрастово ограничение за кандидатите за работа, когато заемането на длъжността предполага специално допълнително обучение и е неоправдано да се назначи лице, което скоро ще придобие право на пенсия за осигурителен стаж и възраст (чл.7, ал.1, т.6 от ЗЗДискр.); допустимо е да се откаже сключването на трудов договор с лице с увреждания с мотива, че преустройството на работното място, за да бъде пригодено то към нуждите му, налага необосновано големи разходи (чл.16 от ЗЗДискр. и чл.24 от ЗИХУ) и др.
Във всички случаи, в които прибягва до въвеждането на специални изисквания и свързаното с тях събиране на допълнителна информация за лицата обаче, работодателят трябва да е в състояние да посочи нормативно основание за това. В противен случай той рискува действията му да бъдат атакувани от засегнатите лица и да понесе съответната юридическа отговорност за тях.