Нормативна уредба на трудовото досие
Със създаването на чл.128б от Кодекса на труда (КТ), ДВ, бр.54 от 2015 г., бе запълнена една законодателна празнота, като се регламентира задължението на работодателя да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие се създава при постъпване на работника или служителя на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
От тази дефиниция и от трайно установилата се практика във всяко предприятие да се съхраняват в хронологичен ред документите за всеки работник или служител поотделно, би могло да се заключи, че личното трудово досие съдържа следните видове документи:
1. във връзка с възникването на трудовото правоотношение:
– документи по Наредба №4 от 1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, каквито са: документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността; документ за стаж по специалността; медицинско свидетелство – при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца; свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало; разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години; други документи, различни от горепосочените, когато това е предвидено или
произтича от нормативен акт;
– копия от протоколи и решения за проведен избор, конкурс или подбор;
– заявление за постъпване на работа, автобиография, мотивационно писмо, препоръки от предишни работодатели и др.;
– трудовият договор (с удостоверено връчване на работника или служителя);
– уведомлението по чл.62 от КТ и справката от ТД на НАП за приети уведомления;
– длъжностната характеристика (с удостоверено запознаване/връчване) и т.н.
2. във връзка с изменението на трудовото правоотношение:
– допълнителни споразумения към трудовия договор;
– заповеди за едностранно изменение на трудовия договор, каквито са заповедите по чл.118, ал.2 от КТ за преместване на друго работно място в същото предприятие, без да се променят определеното място на работа, длъжността и размерът на основната заплата; по чл.118, ал.3 от КТ за увеличаване на трудовото възнаграждение; по чл.120 от КТ за възлагане на друга работа при престой или поради производствена необходимост;
– заповеди за командировки;
– копия от заверени от НАП уведомления за изменения на трудовия договор, отнасящи се до длъжността или срока на договора и др.;
3. във връзка със съществуването на трудовото правоотношение – документи, представени от лицето за удостоверяване на придобит трудов стаж и професионален опит; молби и заповеди за ползване на различните видове отпуски, както и документи, удостоверяващи основанието за ползването им; писмени съгласия от работника или служителя за полагане на извънреден и нощен труд, за работа повече от 48 часа седмично при работа по допълнителен или втори трудов договор и т.н.; документи, удостоверяващи запознаване със съдържанието на вътрешни документи на работодателя, проведени инструктажи и т.н.; протоколи за приемане и предаване на различни документи и/или технически средства, необходими за извършването на работата; документи (сертификати, удостоверения, дипломи) за повишаване квалификацията и преквалификация; заповеди за награди; заповедите за дисциплинарни наказания и всички документи, които са част от процедурата за налагане на наказанието – протоколи и др. документи по установяване на нарушението, писмени обяснения, протоколи от изискани устни обяснения и т.н.; атестации и др.
4. във връзка с прекратяване на трудовото правоотношение – предизвестие, заявление, предложение от една от страните; заповед за прекратяване (с удостоверено връчване на работника или служителя); справка за прието от НАП уведомление за прекратяване; документи във връзка с изплащане на обезщетение по чл.222, ал.1 от КТ – заявление, трудова книжка, декларация, заповед и др.; издадени документи за осигурителен стаж и доход (удостоверения обр.УП-2 и УП-3) и т.н.
С промяна в чл.128б от КТ, в сила от 01.01.2017 г., изрично бе предвидено, че част от тези документи, съдържащи се в личното трудово досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи, като видът и изискванията за създаване и съхраняване на електронни документи се установяват в специална наредба.
Това е Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (Наредбата), приета с Постановление №71 от 10.05.2018 г., обн., ДВ, бр.40 от 15.05.2018 г., в сила от 18.05.2018 г.
Нито в Кодекса на труда, нито сНаредбата се установява задължение за работодателя да създава и съхранява документите относно трудовите правоотношения в електронен вид, а само се предвижда една възможност и се регулират редът и начинът, по които предприятието може да се възползва от нея.
Какви документи може да включва електронното трудово досие?
В чл.6 от Наредбата и в §1, т.1 – 4 от допълнителната й разпоредба са посочени видовете електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя, а именно:
1. едностранни документи, създадени от работодателя – длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
2. едностранни документи, създадени от работника или служителя – молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение – трудов договор, споразумение по чл.107 от КТ, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение.
Съгласно дефиницията, дадена в §1, т.4 от Допълнителната разпоредба на Наредбата, това са документи, които не са създадени от работодателя или работника или служителя, но са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него, като например:
а) документи, свързани със здравословното състояние на работника или служителя, издадени от компетентни органи, включително медицински свидетелства, болнични листове, решения за определяне на работоспособността и необходимостта от трудоустрояване;
б) документи, издадени от учебни заведения и организации, удостоверяващи придобита степен на завършено образование и/или обучение или статут на обучаемо лице, включително дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати;
в) документи, издадени от трети лица, които са от значение за удостоверяване на изпълнени задължения на работодателя, включително заверени уведомления и справки по чл.62, ал.5 от КТ от НАП, постановление за обявяване на съществуването на трудово правоотношение по чл.405а, ал.1 от КТ, запорни съобщения;
г) други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.
Чрез разгледаните дефиниции и примерни, а не изчерпателни изброявания, на практика се осигурява  възможността всички документи от трудовото досие да се създават и/или съхраняват в електронна форма.
 При положение, че реши да въведе електронна система за създаване и обмен на документи във връзка с трудовите правоотношения, работодателят е длъжен да определи в Правилника за вътрешния трудов ред документите, които ще се съхраняват в електронен формат.
Какво представлява електронното трудово досие?
По отношение създаването на електронните документи Наредбата препраща към изискванията на Регламент (ЕС) 910/2014 г. на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО и на Закона за електронния документ и електронните удо- стоверителни услуги (ЗЕДЕУУ).
По този начин на страните по трудовото правоотношение се гарантира правната сила
на документите и възможността те да бъдат използвани като доказателство пред контролните органи и в съдебните производства във връзка с трудовите правоотношения.
Електронните документи, най-общо казано, са електронно подписани документи. Видовете електронни подписи – електронен подпис, усъвършенстван електронен подпис и квалифициран електронен подпис (КЕП), както и изискванията, на които те следва да отговарят, са предмет на регламентация именно в Регламент (ЕС) 910/2014 г. и ЗЕДЕУУ.
Електронният подпис се дефинира като данни в електронна форма, които се добавят към други данни в електронна форма или са логически свързани с тях, и които данни ти- тулярят на електронния подпис използва, за да се подписва.
Усъвършенстваният електронен подпис отговаря на следните изисквания:
а) свързан е по уникален начин с титуляря на подписа;
б) може да идентифицира титуляря на подписа;
в) създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол;
г) свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях.
Квалифицираният електронен подпис, според чл.13, ал.3 от ЗЕДЕУУ и съгласно дефиницията, съдържаща се в чл.4, т.12 от Регламент №910/2014 г., означава усъвършенстван електронен подпис, който е създаден от устройство за създаване на КЕП и се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи. Квалифицирано удостоверение за електронен подпис по смисъла на Регламента е удостоверение за електронни подписи, което се издава от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги и отговаря на изискванията, предвидени в приложение 1. В приложение 1 е указано, че квалифицираните удостоверения за електронни подписи съдържат:
– указания, че удостоверението е издадено като квалифицирано удостоверение за електронен подпис;
– данни, които представят издалия удостоверението доставчик;
– име на титуляря;
– дата на издаване и срок на валидност;
– уникален код на удостоверението;
– подпис или електронен печат на издателя;
– място на услугите, до които се отправя искане за проверка на валидността на удостоверението.
КЕП е с най-висока степен на защита в сравнение с електронния и усъвършенствания подпис. В тази връзка, по отношение на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е установено, че те имат правна сила, равностойна на тази на саморъчния подпис, но само когато това е уговорено между страните, докато КЕП има правната сила на саморъчния подпис.
Работодателят е длъжен да определи в Правилника за вътрешния трудов ред видът на електронния подпис, който ще се използва от работниците и служителите за създаването на електронните документи. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка.
Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.
По отношение изпращането и получаването на електронните документи в предприятието Наредбата установява, че то трябва да се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща по смисъла на чл.3, т.36 от Регламент (ЕС) 910/2014 г., предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко едно съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи са за сметка на работодателя.
Когато работникът или служителят изпраща документи до работодателя по електронен път, те се регистрират в информационната система за електронна размяна на документи. За регистрираните в информационната система електронни документи се генерира и изпраща до работника или служителя потвърждение за получаването им. Потвърждението съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата
на получаването. Потвърждението се изпраща на посочен от работника или служителя електронен адрес или чрез услуга за електронна препоръчана поща.
Какви са изискванията към информационната система на работодателя
Изисква се информационната система да не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите. Функционалните характеристики на информационната системата не трябва да позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност.
Информационната система трябва да предоставя възможност за:
1. отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
2. създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
3. установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите по т.2;
4. проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;
5. връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;
6. получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;
7. изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.
Изрично е предвидено изискване всяко действие в системата да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат по смисъла на чл.3, т.34 от Регламент (ЕС) 910/2014 г.
Други специални правила, които работодателят трябва да съобрази
В чл.11, ал.1 от Наредбата се гарантира правото на работниците и служителите да подават пред работодателя документи на хартиен носител, дори при изградена и функционираща информационно система в предприятието и въведени правила за електронен обмен на документи между работодателя и персонала.
Предвидено е изрично, че документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис. Тази възможност на практика решава въпроса със съхранението в електронен формат на документите, издадени от трети лица, които удостоверяват факти, свързани с трудовото правоотношение, които са задължителна част от трудовото досие.
В чл.14 от Наредбата е предвидено, че наетите лица трябва да имат непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовите си досиета. Освен това, по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок 14 дни да му издаде и да му предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, как- то и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Предвидена е и възможността по искане на лицето работодателят да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.
При въвеждането на информационна система за електронен обмен на документи с персонала работодателят трябва да прецени, в зависимост от числеността на работниците и служителите и организацията си на работа, по какъв начин да получи изрично писмено съгласие от всеки работник или служител поотделно същият да бъде адресат на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, каквото се изисква по Наредбата. По отношение на новопостъпващите работници и служители това съгласие може да бъде инкорпорирано в самия трудов договор.