Съгласно чл.128б, ал.1 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Работодателят има право да изиска о т работника или служ ителя някои докум енти, съдържащи лични данни, и да ги съхранява в трудовото досие. Други документи се предост а в я т за справка и се връщат на работниците. Формално трудовото досие се създава о т работодателя при постъпване на работника или служителя на работа, но някои документи работниците предоставят на работодателит е при кандидатстване за работа и те формират един набор от документи, събирани във връзка с преддоговорните отношения. Други документи следва да бъдат предоставени след като вече лицата са одобрени или дори назначени на работа. Съгласно п ракти ч ески те указания от 02.07.2018 г., изготвени о т Комисията за защ ита на личните данни във връзка с личните данни, които се събират за целите на трудовото правоотношение, работникът или служителят няма истински свободен избор и не е в състояние да откаже или оттегли съгласието си за обработка на личните му данни, без това да доведе до неблагоприятни последици за него, поради очевидна неравнопоставеност на двете страни. Взаимоотношенията между субектите на данни – работниците и служителите и техните работодатели, включително по отношение на обработването на лични данни, изчерпателно се уреждат от трудовото законодателство, индивидуалните и колективнте трудови договори. При тези обстоятелства условието за законосъобразност на обработването на лични данни е законово задължение и/или изпълнение на договор. По-долу ще посоча законовите основания, предвидени в Кодекса на труда и подзаконовите нормативни актове, регламентиращи възникването на трудовите правоотношения, които са и основанията за събиране и съхраняване на лични данни от страна на работодателя. В Наредба №4 от 11.05.1993 г. за документит е , които са необходими за сключване на трудов договор (Наредба №4), е предвидено кои документи работникът е необходимо да представи във връзка със склю чването на трудов договор, за да се даде възможност на работодателя да събере информацията за работника или служителя, съдържаща се в тези документи. Независимо, че други документи не са изрично предвидени в Наредба №4, те се събират и съхраняват от работодателите при кандидатстване на едно лице на работа още преди възникване на трудовото правоотношение. За разлика от възникването на трудовото правоотношение от избор, при който в Кодекса на труда или специални закони е предвидено какви документи предоставя кандидатстващ ият, за да бъде допуснат до участие в изборната процедура, то при възникване на трудово правоотношение от конкурс и от сключване на трудов договор не са предвидени изрично документите, които работодателят може да поиска от кандидатите за участие в провеждането на конкурс или да направи подбор между кандидатите и да реши кого ще наеме на трудов договор. По принцип, когато работодателят желае да наеме работник на трудов договор, той най-често прави подбор между кандидатстващ и за съответната позиция, като заявяването за включване в подбор е решение на самия участник, което може да се обективира чрез попълване на предварителни форми (онлайн или на хартиен носител). Когато кандидатстването за работа се извършва през агенции за подбор на персонал, участниците дават предварителното си съгласие за обработване на данните преди попълването на документите за кандидатстване за работа. Обикновено документите, на базата на които работодателите или агенциите извършват подбор (автобиографии, мотивационни писма или други документи) съдържат лични данни и волеизявление/желание да се заеме съответна позиция.
Документи, които се събират от работодателя за сключване на трудов договор
Част от документите, които работодателят събира във връзка със сключване на трудовия договор, са изброени в Наредба №4 и се изискват при сключване на всеки трудов договор. Други документи работодателят има право да изисква от лицето, ако това е предвидено в специален закон (чл.2 от Наредба №4).
Представянето на документите, посочени в Наредба №4, е задължение на лицето, което кандидатства за съответната работа. То предшества сключването на трудовия договор. Непредставянето им води до невъзможност за сключване на трудов договор. Посочените в чл.1 от Наредбата документи са необходими и при възникване на трудово правоотношение въз основа на избор и конкурс. Целта на представените документи е да дадат информация на работодателя за личността на кандидата, неговото здравословно състояние и професионална квалификация. Тези документи са:
1. документ за самоличност (лична карта, паспорт, дипломатически паспорт, служебен паспорт, моряшки паспорт или др.), който се връща веднага.
Целта на предоставянето на този документ е да се установи самоличността на лицето, с което ще се сключва трудов договор.
Следва да се има предвид, че част от данните, съдържащи се в документа за самоличност, са изискуеми реквизити за изготвянето и на трудовия договор, което означава, че те ще бъдат вписани в него. Съгласно §1, т.10, б. „в“ от Допълнителните разпоредби на КТ данните
по чл.66, ал.1, т.1 включват за работник или служител името на лицето, постоянния адрес, единния граждански номер (личния номер – за чужденец).
Важно е да се има предвид, че работодателят няма право да снима личната карта или документа за самоличност на лицето по силата на Кодекса на труда или на Наредба №4. Такова право би имал, ако в друг специален закон е предвидена тази възможност.
2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства.
Съгласно §1, т.10, б. „в“ от Допълнителните разпоредби на КТ данните по чл.66, ал.1, т.1 включват за работник или служител и вида и степента на притежаваното образование, как- то и данни за притежаваната научна степен, ако е свързана с изпълняваната от него работа.
Такива документи могат да бъдат копия на дипломи или свидетелства за преминали обучения, курсове и квалификации или преквалификации от работника или служителя, когато това се изисква за заемане на дадена длъжност (свидетелства за правоспособност се изискват за шофьор на лек автомобил или на тежкотоварен автомобил, мотокарист, електрокарист, кранист, заварчик, сертификати и свидетелства се изискват за IT специалисти и др.).
3. документ за стаж по специалността,
когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж.
Въз основа на тези документи работодателят може да направи преценка дали лицето, което ще назначи на съответната длъжност, има стаж по специалността, изискуем за заемане на длъжността. Стаж по специалността най- общо е трудовият стаж на работника или служителя, натрупан от него при работа съобразно притежаваното от него образование, квалификация или стаж, при работа по определена професия.
След назначаването на работника или служителя той може да представи и други документи за придобит трудов стаж и професионален опит, с цел точното определяне на допълнително трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит. Такива документи могат да доказват общ трудов стаж.
Съгласно чл.351, ал.1 от КТ трудов стаж (общ трудов стаж) по смисъла на този кодекс е времето, през което работникът или служителят е работил по трудово правоотношение. Съгласно чл.12, ал.1 от НТКТС трудовият стаж по Кодекса на труда се установява с трудова, осигурителна и занаятчийско-ученическа книжка или с удостоверение, издадено въз основа на разплащателни ведомости или партидни книги или други документи, удостоверяващи време, което се признава за трудов стаж по чл.354 от Кодекса на труда. Работодателите имат право да съхраняват в трудовото досие на работника или служителя документи, удостоверяващи придобит от работника или служителя стаж при предходни работодатели, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж. Но в тези случаи това следва да се осъществява под формата на копие на документите.
Съгласно чл.1, ал.1 и ал.2 от НТКТС при постъпване на работа работникът или служителят е длъжен да представи на работодателя трудовата си книжка с изключение на случаите, кога- то постъпва за първи път на работа. Работодателят, след като вземе необходимите данни от трудовата книжка, я връща на работника или служителя. Трудовата книжка е основен удостоверителен документ за трудовия стаж на работника или служителя. А вписванията в трудовата книжка се правят въз основа на оригинални документи или на заверени по установения ред преписи от тях. Предвид този факт, работодателите не следва да изискват от лицето предоставяне на допълнителни документи, доказващи трудовия стаж, отразен в трудовата книжка.
По друг начин е уреден въпросът с документите, доказващи трудовия стаж на лицата, придобит в друга държава – членка на Европейския съюз, в друга държава – страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или в Конфедерация Швейцария. Стажът, както и времето на заемане на длъжност в институция на Европейския съюз, следва да се признава от работодателя, при който лицето работи по трудово правоотношение, след предоставяне на съответните документи. Съгласно чл.13, ал.5 от НТКТС представените документи, удостоверяващи стаж, придобит в друга държава членка, се връщат на лицето, като копие от тях или техен опис се съхранява в трудовото досие.
4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
Здравословното състояние на работника е важна предпоставка за започване на работа на съответно работно място. Чрез този документ работодателя следва да се увери, че здравословното състояние на лицето позволява заемането на определената длъжност и възможност за извършване на определената работа. Ето защо разпоредбата на чл.287 от КТ предвижда, че всички работници и служители подлежат на задължителни предварителни и периодични медицински прегледи. Условията за извършване на предварителните и периодичните прегледи съобразно характера на работата, условията на труда и възрастта на работниците и служителите се определят в Наредба №3 от 28.02.1987 г. за задължителните предварителни и периодични медицински прегледи на работниците. Целта на прегледите е да даде преценка на годността на лицата с оглед здравословното им състояние да изпълняват определена професия или длъжност, за която кандидатстват. Тя трябва да е посочена в картата за предварителен медицински преглед. В съответствие с условията на труд и професионалните вредности в картата се отразяват и необходимите прегледи от съответните специалисти. Следователно тази карта, която е по образец – Приложение №1 от Наредба №3, е документът, който се представя на работодателя при сключване на трудов договор.
Ако работникът е освидетелстван от здравен орган и са определени противопоказни условия на труд, то работодателят е длъжен да съобрази това обстоятелство при назначаването или преместването му на друга подходяща работа. Информацията за здравословното състояние на работника представлява чувствителни лични данни. Съгласно чл.287, ал.3 от КТ работодателят и длъжностните лица в предприятието са длъжни да опазват в тайна данните относно здравословното състояние на работниците и служителите и информацията от и за съответните медицински прегледи.
Работничка, която е бременна или в напреднал етап на лечение ин-витро, следва да уведоми работодателя, при когото кандидатства за работа, още към момента на сключване на трудовия договор, тъй като бременната работничка или служителка, както и работничка или служителка в напреднал етап на лечение ин-витро ползват право на специална закрила по време на съществуване на трудовото правоотношение, съгласно чл.140, ал.4, т.2, чл.147, ал.1, т.2, чл.157, ал.2, чл.307, 309, 310 от КТ. Следва да се знае, че и съгласно чл.313а, ал.3 от КТ работодателят и длъжностните лица в предприятието са длъжни да опазват в тайна обстоятелствата, касаещи бременността и прекъсването й, както и факта, че работничка се е подложила или преустановила процедурите по лечение ин-витро, като това задължение е обвързващо за всички, които съхраняват тези данни.
Когато майка на малко дете постъпи на работа, тя може да представи документи за раждане и данни за възрастта на детето, с оглед ползването на някои видове целеви отпуски, как- то и специална закрила, като работодателят е длъжен да съхранява копие от Удостоверение за раждане на детето в досието на работничката.
Баща или осиновител на дете до 5-годишна възраст също може да предостави копие от влязло в сила съдебно решение за пълно осиновяване, акт за предаване на детето за осиновяване с оглед ползване на отпуски по реда на чл.164б или чл.164 от Кодекса на труда.
Съгласно чл.314 от КТ работник или служител, който поради болест или трудова злополука не може да изпълнява възложената му работа, но без опасност за здравето си може да изпълнява друга подходяща работа или същата работа при облекчени условия, се трудоустроява на друга работа или на същата работа при подходящи условия по предписание на здравните органи. Работодателят е длъжен да премести работника или служителя на подходяща работа съгласно предписанието на здравните органи в 7-дневен срок от получаването му. Това задължение на работодателя безспорно означава, че той е длъжен да съхранява данни за здравословното състояние на работниците и служителите, които имат отношение към задължението за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.
Същевременно работодателят е длъжен, съгласно Наредба №15 от 27.06.2006 г. за здравните изисквания към лицата, работещи в детските заведения, специализираните институции за деца и възрастни, водоснабдителните обекти, предприятията, които произвеждат или търгуват с храни, бръснарските, фризьорските и козметичните салони да изискват от работниците, още преди сключване на трудови договори, данни от извършени предварителни и периодични медицински прегледи, резултатите от които се регистрират в лична здравна книжка. Личните здравни книжки на работниците се съхраняват в обекта, в който те работят, и се представят за проверка при поискване от контролните органи. Провеждането на предварителните и периодичните медицински прегледи и изследвания и редовността на здравните книжки са задължение както на всеки постъпващ на работа в обектите, посочени по-горе, така и на съответния работодател.
5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.
Свидетелството за съдимост е официален документ, издаван от Бюрото за съдимост при районните съдилища по искане на конкретно физическо лице. То съдържа информация за съдимостта на физическите лица – осъждани ли са за извършени престъпления, включително за осъжданията, за които лицата са реабилитирани, но последната информация се отразява в свидетелството, когато това се изисква от закона.
Най-голяма категория лица, на които при назначаване на работа се изисква свидетелство за съдимост, са лицата, които ще заемат материалноотговорни и отчетнически длъжности. Коя длъжност може да се приеме за такава е регламентирано в Наредба №63 за прилагане на Указ №1074 за ограничаване заемането на отчетнически, материалноотговорни и други длъжности от осъдени лица (Наредбата). Наредбата предвижда забрана за заемането на отчетнически и материалноотговорни длъжности от осъждани лица. В чл.1, ал.1, т.1 от Наредбата се съдържа примерно изброяване на отчетническите длъжности, а според чл.1, ал.1, т.2 от Наредбата отчетници са и лицата, които не са назначени на отчетническа длъжност, но фактически изпълняват отчетнически функции – събират, съхраняват, разходват и отчитат обществени парични или материални ценности, независимо от изпълняваната от тях основна работа. Дали на работника или служителя са възложени отчетнически и материалноотговорни функции може да се установява както с длъжностна характеристика, така и с други документи при работодателя. Съгласно чл.3, ал.1 от Наредбата, при заемане на длъжностите, посочени в чл.1 от Наредбата, наред с другите необходими документи лицата представят и свидетелства за съдимост. Свидетелството за съдимост важи за срок шест месеца от датата на издаването му.
Следва да се има предвид, че когато за сключване на трудов договор за определена професия или длъжност не е предвидено, че трябва да се предостави свидетелство за съдимост, работникът или служителят има право да откаже да предостави този документ.
6. разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Основанието за издаване на разрешение за приемане на работа на непълнолетни лица е чл.302, ал.2/чл.303, ал.3 от КТ и Наредба №6/24.07.2006 г. за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години. В Наредбата са регламентирани и документите, които следва да бъдат предоставени от работодателя на Инспекцията по труда за издаване на разрешение. Съществената част от тези документи се изготвят от работодателя или службата му по трудова медицина, но непълнолетното лице следва да предостави медицинско удостоверение за постъпване на работа. То се издава след медицински преглед, извършен от избрания общопрактикуващ лекар, на лицата, ненавършили 18 години. Издаденото разрешение е част от трудовото досие на непълнолетното лице.
В случаите, когато разрешение за постъпване на работа се издава за лице, ненавършило 15 години, работодателят следва да изиска от непълнолетното лице медицинско заключение по чл.302, ал.1 от КТ, издадено от лекарска консултативна комисия (ЛКК) към детските отделения на мно- гопрофилните болници за активно лечение. Разрешението на Инспекцията и медицинското заключение се прилагат към трудовия договор.
Други лични данни, които работникът и служителят може или е задължен да предостави, а работодателят следва да съхранява в трудовото досие, са:
• снимка на работника или служителя, в случаите когато е необходима с оглед изготвяне на служебен пропуск или служебна карта, когато такива се изискват за пропускателен режим в предприятието, или служителя е необходимо да се представя пред клиенти, като носи служебен бадж;
• данни, предоставени от работника или служителя за допълнително здравно осигуряване и допълнително здравно застраховане към застрахователни дружества;
• данни за ръст, номер на обувки, с оглед снабдяване на работника с работно, представително или униформено облекло; данни за зрението – при необходимост от корекция на зрението;
• данни за банкови сметки в банки, които обслужват изплащане на възнагражденията и личните удръжки на работник или служител, както и съгласие за превод на трудовото му възнаграждение по банков път, на основание чл.270, ал.3 от КТ.