Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. С промяна в чл. 128б от Кодекса на труда (КТ), в сила от 01.01.2017 г., изрично бе предвидено, че част от тези документи могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи, като видът и изискванията за създаване и съхраняване на електронни документи трябва да бъдат установени в специална наредба.
С Постановление № 71 от 10.05.2018 г. бе приета Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (Наредбата), обн., ДВ, бр. 40 от 15.05.2018 г.
С Наредбата се създава възможност за работодателите да създават и съхраняват документите относно трудовите правоотношения в електронен вид. Гарантира се правото на работниците и служителите да подават документи на хартиен носител дори при изградена информационна система на работодателя и въведени правила за електронен обмен на документи между него и персонала. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.
В чл. 6 от Наредбата и в § 1, т. 1 – 4 от допълнителната й разпоредба изрично са посочени видовете електронните документи, които могат да са част от трудовото досие на работника или служителя:
1. едностранни документи, създадени от работодателя (длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение);
2. едностранни документи, създадени от работника или служителя (молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение);
3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение (трудов договор, споразумение по чл. 107 от КТ, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение);
4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
Съгласно дадената в § 1, т. 4 от ДР на Наредбата дефиниция това са документи, които не са създадени от работодателя или ра- ботника/служителя, но са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него, като например:
а) документи, свързани със здравословното състояние на работника или служителя, издадени от компетентни органи, включително медицински свидетелства, болнични листове, решения за определяне на работоспособността и необходимостта от трудоустрояване;
б) документи, издадени от учебни заведения и организации, удостоверяващи придобита степен на завършено образование и/или обучение или статут на обучаемо лице, включително дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати;
в) документи, издадени от трети лица, които са от значение за удостоверяване на изпълнени задължения на работодателя, включително заверени уведомления и справки по чл. 62, ал. 5 от КТ от Националната агенция за приходите, постановление за обявяване на съществуването на трудово правоотношение по чл. 405а, ал. 1 от КТ, запорни съобщения;
г) други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.
Така на практика се осигурява възможността всички документи от трудовото досие да се създават в електронна форма. С Наредбата са въведени следните изисквания към работодателя във връзка с електронното трудово досие:
– Той е длъжен да определи в Правилника за вътрешния трудов ред документите, които ще се съхраняват в електронен формат, както и видът на електронния подпис, който ще се използва от работниците и служителите за създаването им.
– Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка.’/’ Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.
В чл. 12 от Наредбата са дефинирани специфичните изисквания към информационната система на работодателя,
чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея. Изисква се информационните системи да не позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите. Функционалните характеристики на информационната системата не трябва да позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност.
Информационната система трябва да предоставя възможност за:
1. отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
2. създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
3. установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите по т. 2;
4. проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;
5. връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;
6. получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;
7 изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.
Изрично е предвидено изискване всяко действие в системата да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат по смисъла на чл. 3, т. 34 от Регламент (ЕС) 910/2014 г.
При въвеждането на информационна система за електронен обмен на документи с персонала работодателят трябва да прецени, в зависимост от числеността на работниците и служителите и организацията си на работа, по какъв начин да получи изрично писмено съгласие от всеки работник или служител поотделно същият да бъде адресат на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, каквото се изисква по Наредбата. По отношение на новопостъпващите работници и служители това съгласие може да бъде инкорпорирано в самия трудов договор. Наредбата регламентира, че съгласието може да бъде оттеглено по всяко време.
Създаването на електронните документи трябва да се извършва съгласно изискванията на Регламент (ЕС) 910/2014 г. на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. и Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. Това предоставя гаранция на страните по трудовото правоотношение относно правната сила на документите и възможността те да бъдат използвани като доказателство пред контролните органи и в съдебните производства във връзка с трудовите правоотношения.
Изпращането и получаването на електронните документи трябва да се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща по смисъла на чл. 3, т. 36 от Регламент (ЕС) 910/2014 г., предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко едно съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи са за сметка на работодателя.
Когато работникът или служителят изпраща документи до работодателя по електронен път, те се регистрират в информационната система за електронна размяна на документи. За регистрираните в информационната система електронни документи се генерира и изпраща до работника или служителя потвърждение за получаването им. Потвърждението съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата на получаването. Потвърждението се изпраща на посочен от работника или служителя електронен адрес или чрез услуга за електронна препоръчана поща.
В чл. 14 от Наредбата е предвидено, че наетите лица трябва да имат непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовите си досиета. Освен това по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок 14 дни да му издаде и да му предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Предвидена е и възможността по искане на лицето работодателят да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.