В резултат на промените в Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажби в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (загл. изм., ДВ, бр. 80 от 2018 г.) се въведоха множество промени, свързани с отчитането на продажбите (сторно операциите) в търговските обекти, с въвеждането на изисквания към софтуерите за управлението им, към производителите/разпространителите и ползва- телите на такъв софтуер, както и към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин.
Целта е да се елиминират възможностите за манипулиране на фискалните устройства, които са в експлоатация в момента, като се въвежда изискване за предаване на информация за всеки фискален/системен бон за извършена продажба на стоки/услуги в търговските обекти в рамките на до пет минути към сървърите на НАП. Това, от една страна, ще гарантира лоялна конкуренция между участниците на пазара, а от друга – ще предостави възможност за осъществяване на граждански контрол – чрез отпечатания на фискалния/системния бон двумерен код (QR код). Чрез сканирането на кода клиентите ще могат да проверяват коректното отчитане на направените от тях покупки в търговските обекти.
Това породи множество въпроси в практиката, затова припомняме най-важните срокове и изисквания, като поместваме и запитвания, коментирани от Националната агенция по приходите.
Срокове
1. Регистрираните по ДДС лица (с изключение на лицата, ползващи ЕСФП и ИАСУТД) трябва да сменят или модифицират (чрез производи- тели/вносители на фискални устройства), използваните от тях фискални устройства най-късно до 31 март 2019 г.
2. Нерегистрираните по ДДС лица и лицата, използващи ЕСФП имат задълженията по горната точка до края на м. юни 2019 г.
3. Ползвателите на ИАСТУД трябва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на Наредба Н-18/2006 г. до края на 2019 г.
4. Лицата, които използват софтуер за управление на продажби:
4.1. Регистрирани по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в„ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 31 март 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях софтуер в срок до 31.05.2019 г.
4.2. Нерегистрираните по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в„ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 30 юни 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях софтуер в срок до 31.08.2019 г.
Информацията към НАП се подава с квалифициран електронен подпис чрез е-услуга, достъпна в портала на НАП.
5. Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на фискални устройства, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма в срок до 30 юни 2019 г. Срокът за лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД, е до 31 декември 2019 г. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 30 юни 2019 г., съответно до 31 декември 2019 г.
6. Лицата, производители/разпространители на софтуер:
От 1 декември 12.2018 г. производител/разпро- странител на софтуер за управление на продажбите може да декларира съответствие на програмен продукт с изискванията на Наредба Н-18/ 2006 г., като това става с квалифициран електронен подпис чрез електронна-услуга, достъпна на интернет страницата на НАП.
Софтуерите, за които е декларирано съответствие, ще бъдат включени в публичен списък, достъпен на интернет страницата на НАП.
7. Изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, са в сила от 29 декември 2018 г. Лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин към 29 декември 2018 г., трябва да подадат информация за това в срок до 29 март 2019 г.
Основни промени в Наредба Н-18, свързани със софтуера за управление на продажби в търговските обекти
– Задължителна свързаност с ФУ
Софтуерът осигурява свързаност с ФУ по начин, позволяващ получаване в реално време на информация за статуса на ФУ. Софтуерът блокира операциите по откриване и приключване на продажба на конкретно работно място, кога- то статусът на ФУ не позволява издаване на ФБ.
– Уникален номер на продажба (УНП)
При въвеждане в софтуера на информация за продажба софтуерът генерира УНП, който се отпечатва на фискален бон (ФБ) и се записва в базата данни (БД).
– Корекции
Не се допускат корекции в данните на приключените продажби;
Допустимите действия са: Анулиране – при промени в данните за продажба, която не е приключена;
Сторниране – когато се налага корекция след приключване на продажба;
Съхранява се информацията за всички стор- нирани и анулирани продажби.
– Одиторски профил
За целите на контролната дейност на НАП всеки софтуер следва да има конфигуриран „оди- торски профил“, по аналог с администраторския профил (с права само за четене), който да осигурява достъп до функционалността, конфигурационните параметри и справочната част на софтуера
– Експорт на данни в структурира вид.
Изисквания към производителите и разпространителите на софтуер за управление на продажби в търговски обект
– Декларация за съответствие (ЗДДС, чл. 118 ал. 14)
Производител/разпространител на софтуер за управление на продажби в търговските обекти е длъжен да декларира в НАП: 1) наименование и версия на софтуера; 2) че софтуерът отговаря на изискванията в Наредба Н-18; 3)че софтуерът не съдържа модули, позволяващи заобикаляне на изискванията, определени в Наредба Н-18; 4) че не произвежда/не разпространява софтуер, предназначен за промяна на функционалността на софтуера по т. 1 с цел заобикаляне на изискванията, както и за промяна, изтриване или друг вид манипулиране на информацията в базата данни, с която работи софтуерът.
– Информация за софтуера
Заедно с декларацията производителите/раз- пространителите подават основна техническа информация за софтуера: Модули на софтуера и тяхната функционалност; Технологична и системна среда, в която софтуерът работи; Вид на БД; Начин на автентификация на потребителите.
– Публичен електронен списък със софтуери
НАП поддържа публичен списък със софтуерите, за които е декларирано съответствие с нормативните изисквания.
Изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажби в търговските обекти
– Могат да използват само софтуер от публичния електронен списък;
– Софтуерът управлява всички ФУ в търговския обект;
– Отговорни са за целостта и интегритета на информацията в БД;
– При контролни действия:
• Задължение за предоставяне на достъп на ОП до всички устройства, с които софтуерът работи;
•Достъп до одиторския профил на софтуера; •Достъп до БД с възможност за експорт;
– Подават информация в НАП относно:
• Вида на използвания софтуер;
•Средата в която работа и свързаните към него фискални и нефискални печатащи устройства;
• Местонахождение на БД;
• Информация относно инсталирани допълнителни компоненти и разширения към софтуера (plug-ins).
Изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин подават в НАП следната информация:
• Наименование на електронния магазин; •Наименование на домейна на електронния магазин.
•Идентификационни данни за лицето, извършващо продажби чрез електронния магазин; •Продажбите се извършват:
•чрез ползване на онлайн-платформа или
• чрез собствен/нает електронен магазин;
• Къде е хостван електронният магазин;
• Софтуер/и на електронния магазин – наименование и версия;
•Информация относно БД;
•Информация относно поддръжката на сайта на електронния магазин;
•Вид на продаваните стоки и/или услуги (по кратка номенклатура).
Дефиниране на термина „Софтуер за управление на продажбите в търговски обект“
Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ (СУПТО) е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/ 2006 г. „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.
Речниковото значение на думата „процес“ е последователна смяна на състоянието в развитието на нещо (ход-развой). Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано следва да обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и да отразява тяхното предоставяне/заплащане. Точно тази автоматизирана обработка и наличието на посочената информация дава възможност на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси (напр. стоки, материали, човекочасове, заетост на стаи и др.).
В зависимост от спецификата на осъществяваната дейност, моментът на заявяването и предоставянето на стоката/услугата могат да съвпадат като време, но е възможно да има времеви интервал между заявяването и предоставянето.
В случаите, в които за целите на дейността на задълженото лице се използват отделни софтуери/ модули, обезпечаващи цялостната дейност и организация на работа на лицето, например изчислителни програмни продукти, програми за управление на човешките ресурси, статистически и анализа- торски софтуери и др., за СУПТО ще се считат тези от тях, които притежават посочените по- горе характеристики. Няма пречки СУПТО да има и други функционалности, извън посочените, както и да подава/получава информация към/от други софтуерни модули/продукти.

ПРИМЕРИ:

  1. В търговски обект се използва софтуер, чрез който се регистрират всички продажби,
    извършвани в този обект. В софтуера се въвежда, автоматизирано се обработва и се съхранява в база данни информация за всяка продажба – количество, вид и продажна цена стоките/услугите и се отразява тяхното предоставяне/заплащане. В обекта не се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, например плащанията за извършваните продажби се получават само по банков път.
    В посочения пример използваният в обекта софтуер не е софтуер за управление на продажбите (СУПТО), съответно той не следва да отговаря на изискванията на наредбата.
    В хипотезата на Пример 1, но с разликата, че за част плащанията за продаваните стоки/услуги е налице задължение за издаване на фискален бон, например извършват се плащания в брой или с банкова карта.
    В този случай софтуерът е СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/ 2006
  2. В търговски обект за продажба на стоки (магазин, на едро, аптека) чрез софтуер се въвежда информация за вида и количеството на продаваните стоки. От поддържани от софтуера номенклатури автоматизирано се извлича информация за продажните цени на стоките и се формира обща стойност на продажбите. Приключването на продажбата се отразява в софтуера, като се въвеждат начинът на плащане и/или предоставянето на стоката.
    В посочения пример софтуерът представлява СУПТО, независимо от наличието на различни възможности за плащане (отложено, частично, смесено – в брой и по банков път и др.) и за предоставяне на стоките (изцяло в момента на плащане, в допълнително уговорен срок и др.)
  3. Чрез софтуер за обслужване на дейността на заведение за хранене се въвежда информация, свързана не само с поръчките/продажбите в ресторанта, но и с доставките на стоки и напитки, резервация на маси, работен график на сервитьорите и работниците в кухня и др. Осигурява се комуникация между направените от клиентите поръчки и подаваната информация към кухнята и питейния бар. Отразяват се плащанията.
    Софтуерът, обслужващ дейността на заведението за хранене, е СУПТО. Той би бил такъв и при наличие само на функционалност, ограничаваща се до отразяване на направените от клиентите поръчки и тяхната обработка с оглед формирането на обща стойност на всяка поръчка (продажба) и отразяване на плащането им.
  4. Дружество използва софтуер за фактуриране в обект, ю има въведено в експлоатация фискално устройство и се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/ 2006 г. се изисква издаване на фискален бон. Чрез софтуера се въвежда информация, необходима за издаването на фактура: посредством менюта се избират контрагент, видове стоки, цени и др. Софтуерът формира обща стойност и отпечатва фактурата на печатащо устройство. В базата данни на софтуера се съхранява информация за издадените фактури, вкл. вид, количество, продажна цена на фактурираните стоки/услуги.
    Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.
  5. Задължено лице извършва продажби на стоки чрез електронен магазин. За всяка направена поръчка от клиенти на електронния магазин в базата данни се съхранява информация за вида, наименованието, единичната цена, количеството и общата стойност на поръчаните стоки. Отразява се статусът на всяка поръчка от заявяването й до предоставянето на стоките на клиента. _ Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.

Въпроси и отговори
В търговски обект се използва фискално устройство (ФУ), което не се управлява от софтуер за управление на продажбите. Следва ли издаваните от устройството фискални бонове (ФБ) да съдържат УНП?
Фискалните бонове, разпечатани от ФУ които не работят под управлението на софтуер за управление на продажбите (СУПТО), не следва да съдържат уникален номер на продажбата /УНП/.
В случай че в обекта се използва СУПТО, софтуерът задължително трябва да управлява всички фискални устройства в този обект.
Какво се визира под плащане по продажба? Как се третират абонаментните плащания за продажба или плащания за продажби на лизинг?
По силата на чл. 25, ал. 1, т. 1 от Наредба № Н-18/2006 г., независимо от документирането с първичен счетоводен документ, задължително се издава фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД за всяка продажба, извършвана от лицата по чл. 3, ал. 1 – за всяко плащане с изключение на случаите, когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, чрез наличен паричен превод или пощенски паричен превод. Съгласно Наредба Н-18/2006 г., чл. 25, ал. 3, фискалната касова бележка в случаите по ал. 1 се издава при извършване на плащането. Лицата по чл. 3 са длъжни едновременно с получаване на плащането да предоставят на клиента издадената фискална касова бележка.
Следва да се има предвид и изискването, посочено в Приложение №29, т. 10, а именно – при плащане по въведена в софтуера продажба, за което съгласно изискванията на настоящата Наредба следва да бъде издаден ФБ, софтуерът задължително подава към фискалното устройство уникалния номер на продажбата за включването му във ФБ. Когато плащанията по продажбата са повече от едно, уникалният номер на продажбата се включва в издавания ФБ за всяко плащане, включително и в Сторно-ФБ, ако такъв бъде издаден.
Какво се разбира под „пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивната БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите“?
При извършване на контролни действия в търговски обект, в който се използва СУПТО, лицата следва да осигурят достъп до софтуера, конфигурирания в него одиторски профил, устройствата, с които работи софтуерът и пълен достъп до информацията от текущата и архивните бази данни, създавана от този софтуер – както чрез интерфейса на софтуера, така и чрез директен достъп до създаваната от него база данни (БД). В хипотезата на т. 21 от Приложение №29 този достъп ще се осигурява не на място в търговския обект, а на адреса, посочен от лицето съгласно т. 19 от Приложение №32.
В случаите, в които се издават Ръчни касови бележки за продажба/сторно и след това се въвеждат във ФУ с един сумарен фискален бон съответно за продажба и сторно, какъв УНП следва да се конфигурира и визуализира върху Фискалния бон?
При възстановяване работата на ФУ разпоредбата на чл. 40, ал. 5 задължава лицата да предадат, чрез ФУ сумарния оборот, натрупан при работа с касови бележки от кочан. В наредбата не е поставено изискване за посочване на УНП при предаване на сумарен оборот.
В случаите на „служебно въведени“ и „служебно изведени“ суми, необходимо ли е за „служебно изведените“ суми да има ФБ и съответно той да съдържа УНП?
Не. Функциите „служебно въведени“ и „служебно изведени“ суми се използват при промяна на касовата наличност извън случаите на продажби/стор- но операции.
Какво се визира под анулиране на продажба?
Анулира се открита, но неприключена продажба. Съгласно т. 12 от приложение №29, при анулиране (пълно или частично) на открита, но неприключена продажба софтуерът задължително съхранява в базата данни пълна информация за анулираната продажба – уникален номер на продажбата, генериран при откриването й, анулирани стоки/услуги, количество, стойност, оператор и др.
Относно формирането на УНП – код на оператора – само цифри ли следва да съдържа или може и букви? На какъв език следва да са буквите, ако може да има такива? Какво правим, ако използваме всички варианти на четири-цифрени числа?
Наредбата не поставя ограничения при формирането на кода на оператора в УНП. Единственото изискване е този код да е уникален за системата и да съответства на поддържаната от нея номенклатурата на операторите.