Главна инспекция по труда извършва проверки съгласно дадените й в трудовото законодателство правомощия. Обект на контрол е изпълнението на задълженията на работодателите съгласно Кодекса на труда, Закона за здравословните и безопасни условия на труд, Закона за трудовата миграция и трудовата мобилност и др., както и подзаконовите актове по тяхното прилагане. По необходимост в хода на такива проверки контролните органи получават достъп до информация, съдържаща лични данни на работниците и служителите, например трудови договори. Достъпът е правомерен, тъй като е получен в изпълнение на законовите правомощия на Инспекцията, а работодателят не може да откаже предоставянето на поисканите му документи и информация с мотива, че те съдържат лични данни на наетия персонал.
Инспекцията по труда контролира и може да установи нарушения на трудовото законодателство, за отстраняването на които да даде предписания или да наложи административни санкции. Възможно е, разбира се, нарушенията да засягат както трудовото законодателство, така и правния режим на обработването на лични данни, например да се установи, че работодателят нарушава задълженията си по Наредбата за медицинската експертиза във връзка със съхранението и обработването на болнични листове. Инспекцията по труда обаче ще установи и санкционира само нарушението на трудовото законодателство, защото компетентността да контролира процесите по обработване на лични данни е на друг орган – Комисията за защита на личните данни. С началото на прилагането на новия Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните) контролните правомощия на Комисията за защита на
личните данни значително се засилиха, а размерите на предвидените глоби и имуществени санкции многократно се увеличиха. Затова е удачно тук да проследим и този аспект на въпроса: какви лични данни на работниците и служителите има право да обработва работодателят?
Какви лични данни на работниците и служителите се събират във връзка със сключването на трудовия договор?
Категориите лични данни, чието събиране е не само допустимо, а и безусловно необходимо при възникването на трудовото правоотношение, могат да се извлекат от различни разпоредби на трудовото ни законодателство.
На първо място, разпоредбата на чл.66, ал.1 от КТ предвижда, че трудовият договор задължително съдържа „данни за страните“, а кои са тези данни е конкретизирано в легалната дефиниция на §1, т. 10 ДР на КТ: името на лицето, постоянен адрес, единен граждански номер или личен номер на чужденец, вид и степен на притежаваното образование, както и данни за притежаваната научна степен, ако е свързана с изпълняваната от него работа.
Допустимият обем данни, събирани във връзка с възникването на трудовото правоотношение, може да се изведе и от Наредба №4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Очевидно, щом работодателят ще разполага с изброените в Наредбата документи, той ще има достъп и до съдържащите се в тях лични данни на работниците и служителите. Съгласно чл.1 от Наредбата за сключването на трудов договор са необходими:
(1) документ за самоличност, който се връща веднага;
(2) документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
(3) документ за стаж по специалността, ко- гато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
(4) документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
(5) свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
(6) разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Работодателят може да изисква представянето и на други документи, извън посочените в чл.1 от Наредбата, но само ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
Практиката показва, че понякога работодателите се изкушават да събират по-голям обем информация и документи от необходимото за целите на сключване на трудовия договор. Така например в нарушение на правилото, че документът за самоличност се представя от работника или служителя за справка и се връща веднага, често работодатели съхраняват копия на лични карти или се изискват свидетелства за съдимост и документи за медицински преглед от кандидатите за работа, без да има нормативна основа за това. Примерите могат да се умножат, но и изложените са достатъчни, за да онагледят първия важен извод в тази материя: работодателите следва да започнат от преглед на актуалното състояние на събираните и обработвани от тях лични данни и да отстранят възможните нарушения.
Ако са си позволили да събират данни, които не са необходими за целите на изпълнението на правата и задълженията по трудовото правоотношение и с това нарушават принципа на законодателството по защита на личните данни за минимизиране на обработваните данни, препоръчително е незабавно да преустановят събирането на такава информация и да унищожат наличната такава в трудовите досиета.
От съдържащите се в антидискриминационното законодателство забрани за събиране и обработване на определена информация също може да се направят изводи каква информация работодателят няма право да изисква при възникването на трудовото правоотношение. Според чл.12, ал.1 от ЗЗДискр. при обявяване на свободно работно място работодателят няма право да поставя изисквания, свързани с дискриминационни признаци (пол, раса, народност, етническа принадлежност, лично и семейно положение и др.), освен в някои изрично уредени изключения. Аналогична разпоредба се съдържа и в чл.23 от Закона за насърчаване на заетостта: при обявяване на работните места работодателите нямат право да определят условия по признак пол, възраст, народност, етническа принадлежност и здравословно състояние. Ан- тидискриминационното законодателство забранява на работодателите и да отказват приемането на работа поради бременност, майчинство или отглеждане на дете.
Разбира се, в някои ситуации поставянето на допълнителни изисквания за заемането на свободни длъжности е оправдано. Такива изключения са предвидени в разпоредбата на чл.7 от ЗЗДискр. и частично са възпроизведени в други нормативни актове. Може би с най-важно практическо значение е поставянето на изискване за определено образование, защото то е от ключово значение за изпълнението на длъжността. За някои длъжности то е абсолютно необходима предпоставка за заемането им (например висше медицинско образование за лекар, висше юридическо образование за юрисконсулт и т.н.), а за други е въпрос на преценка на работодателя (няма пречка да се постави например изискване ръководителят на отдел „Човешки ресурси“ в предприятието също да притежава юридическо образование). Работодателят е свободен да определи такива образователни и квалификационни изисквания за определена позиция, каквито счита за подходящи с оглед ефективността на работата. Следователно той ще има и правото да изисква съответните документи, удостоверяващи наличието на изискуемото образование, и да обработва съдържащите се в тях лични данни на лицата.
Поставянето на предварителни изисквания по отношение на пол, възраст и намалена работоспособност е допустимо, но само доколкото те са обусловени от характера на работата.
Такива ще са например случаите, когато трудовата функция е свързана с големи физически натоварвания. Информацията за евентуална бременност може да има значение в хода на подбора, ако на съответното работно място съществуват здравни противопоказания за бременни.
Изрична уредба в различни нормативни актове имат и други изключения: работодателят може да постави възрастово ограничение за кандидатите за работа, когато заемането на длъжността предполага специално допълнително обучение и е неоправдано да се назначи лице, което скоро ще придобие право на пенсия за осигурителен стаж и възраст (чл.7, ал.1, т.6 от ЗЗДискр.); допустимо е да се откаже сключването на трудов договор с лице с увреждания с мотива, че преустройството на работното място, за да бъде пригодено то към нуждите му, налага необосновано големи разходи (чл.16 от ЗЗДискр. и чл.24 от ЗИХУ) и др.
Във всички случаи, в които прибягва до въвеждането на специални изисквания и свързаното с тях събиране на допълнителна информация за лицата обаче, работодателят трябва да е в състояние да посочи нормативно основание за това. В противен случай той рискува действията му да бъдат атакувани от засегнатите лица в качеството им на титуляри на данните и да понесе съответната юридическа отговорност за тях.
Какви лични данни се обработват по време на действието и при прекратяването на трудовия договор?
Трудовото правоотношение обикновено се развива продължително във времето и – наред с личните данни, събрани от работодателя във връзка с възникването му – през времето на неговото съществуване се натрупват все по-големи обеми данни. На първо място това може да са данни, чието събиране и обработване е било възможно още към момента на възникване на трудовото правоотношение, но поради пропуск на страните или липса на необходимост към този момент не е
било направено. Втората хипотеза се свързва с темата за контрола, който може да упражнява работодателят като част от дисциплинарната си власт, особено при развитието на съвременните технически средства за електронно наблюдение и отчитане.
Възможна ситуация, в която при възникване на трудовото правоотношение не са били събрани данни, необходими за реализирането на трудови права от работника или служителя, ще е налице, ако той е пропуснал да представи удостоверение, че има придобита образователна и научна степен „доктор“ по специалност, свързана с изпълняваната работа. По-късно служителят представя такъв документ, за да започне работодателят да му заплаща допълнително трудово възнаграждение по чл.11, ал.1 от НСОРЗ.
Възможно е и да настъпи промяна в първоначално предоставената информация или са налице нововъзникнали обстоятелства. Ако използваме отново дадения по-горе пример, придобиването на научната и образователна степен „доктор“ от служителя по време на действието на трудовия договор ще му даде занапред правото на допълнително възнаграждение. За да го упражни, той трябва да предостави на работодателя съответното удостоверение, съдържащо негови лични данни. Информация, свързана с личния живот на работника или служителя, по необходимост се разкрива и при ползването на редица други трудови права, напр. на отпуски за изпълнение на граждански, обществени и други задължения (встъпване в брак, смърт на близък роднина и т.н.), отпуски за синдикална дейност, отпуски поради временна неработоспособност и др.
Общият регламент за защита на личните данни не засяга събирането на посочените по- горе категории данни, защото за него е налице нормативно основание, произтичащо от трудовото законодателство. Що се отнася до конкретните действия по обработване на тези данни, те трябва да са съобразени с техническите и организационни мерки, въведени от работодателя за защита на данните на персонала.
Втората голяма група „допълнитени“ лични данни, които се събират и обработват в хода на трудовото  правоотношение, поставя по-голям брой правни проблеми. Те са свързани с новите технически контролни меха низми и повдигат съществени въпроси от правно и морално естество.
Сред най-„модерните“ контролни механизми попадат например видеонаблюдението, наблюдението на персонала в електронна среда, проверка на електронната кореспонденция, инсталирането на контролиращ софтуер, системи за биометри- чен контрол и др. Най-често посочваните от работодателите цели, които ги мотивират да използват такива контролни механизми, се свеждат до необходимостта от осигуряване на ефективни гаранции за изпълнението на задълженията на работниците и служителите по трудовото правоотношение, като спазването и уплътняването на работното време. Така например видеонаблюдението и системите за биометричен контрол могат да осигурят надеждна информация за точния час на влизане и излизане на всеки служител от сградата на предприятието.
Съвременните технически възможности за наблюдение и контрол на персонала са многоброй- ни и непрекъснато се увеличават. Затова е безсмислено да се поставя въпросът възможно ли е фактически осъществяването на постоянно наблюдение над работниците и служителите: разбира се, че то е възможно, а в немалко предприятия е и реалност. Същественият въпрос, на който законодателството, съдебната и административна практика и правната наука трябва да търсят отговор, се свежда до допустимостта на използването на такива способи. И тук могат да се откроят две основни хипотези:
• Когато въвеждането на специални технически мерки за контрол представлява норматив- ноустановено задължение за работодателя, той няма особена свобода на действие и място за преценка. Става дума за дейности, регламентирани в специални закони и свързани с повишени рискове, респ. произтичащите от тях изисквания за сигурност. Видеонаблюдение задължително се осъществява например в банки, казина и т.н.
• Извън посочените случаи използването на специални технически способи за контрол е въпрос
на преценка по целесъобразност. Ако счита, че е необходимо да оптимизира трудовия процес посредством използването на подобни мерки, работодателят следва да извърши задълбочена предварителна оценка на тяхното въздействие и степента, в която те биха рефлектирали в личната сфера на работниците и служителите. Става дума за деликатния въпрос за намирането на баланса в „пропорционалността“ на мерките.
По отношение на втората група случаи промените в законодателството по защита на личните данни без съмнение ще имат по-голямо значение. Така например опазването на имуществото на работодателя и предотвратяване на кражби от търговския му обект е негов легитимен интерес, който би могъл да оправдае монтирането на камери за видеонаблюдение. На този легитимен интерес обаче противостои интересът на наблюдаваните лица, в т.ч. работниците и служителите, от ограничаване на намесата в личното им пространство. Затова и видеонаблюдението на места, където ще причини прекомерен дискомфорт на персонала (стаи за преобличане, санитарни помещения и т.н.) влиза в разрез със законовите правила. На плоскостта на защитата на личните данни това ще е форма на незаконосъобразно обработване на лични данни (личните данни в случая са изображенията на записаните физически лица, по които те могат да бъдат идентифицирани). На плоскостта на антидискриминационното законодателство такова видеонаблюдение може да представлява тормоз на работното място. По смисъла на Кодекса на труда с подобни действия работодателят ще наруши задължението си за опазване на достойнството на полагащите наемен труд лица.
Желателно е работодателите да направят нов анализ на актуалната картина на обработването на лични данни на персонала. Ако в резултат на тази проверка се установи, че се събират и обработват лични данни, за които е съмнително доколко е налице условие за допустимост на обработването, най-добре би било тази практика да се преустанови, а събраните данни да се унищожат. Това произтича от принципа за минимизиране на обработването на лични данни, заложен в новия Регламент.
Самостоятелен кръг от правни проблеми поставят и личните данни на работника или служителя, обработвани във връзка със и след прекратяването на трудовото правоотношение.
Някои от основанията за прекратяване на индивидуалното трудово правоотношение безспорно налагат събирането и обработване на допълнителна информация за съответния работник или служител, т.е. на допълнителни лични данни за него. Например, за да се обоснове липса на качества за ефективно изпълнение на работата по смисъла на чл.328, ал.1, т.5 от КТ, следва да бъде събрана информация за недостатъчната образованост, опит или природни дадености на работника или служителя – като съобразител- ност, сръчност, схватливост, концентрация, способност за работа с хора или клиенти за определени професии.
Тук нито е възможно, нито е необходимо да се разглеждат всички основания за прекратяване на трудовото правоотношение и съответно какъв обем от допълнителни лични данни за работника или служителя може да се наложи да бъде събиран във всеки конкретен случай. Заслужава обаче да се спомене един съществен практически проблем, свързан със събирането на данни за здравословното състояние на служителите.
Личните данни, отнасящи се до здравето, попадат сред т.нар. чувствителни лични данни, чието обработване по принцип е забранено. По изключение обработването им е допустимо за изпълнението на специфични права и задължения на администратора в областта на трудовото законодателство и то, разбира се, често се практикува. Това трябва да се прави с ясното съзнание за повишената чувствителност на тези данни и съществените вреди, които могат да претърпят титулярите им от нерегламентираното им разкриване.
По необясними причини нашето трудово законодателство не предвижда задължение за работниците и служителите, страдащи от забо- ляванията по Наредба №5 от 20.02.1987 г. за болестите, при които работниците, боледуващи от тях, имат особена закрила съгласно чл.333, ал.1 от Кодекса на труда, да уведомят работодателя за тези заболявания. Напълно е възможно
работодателят да не знае, че определен работник или служител има право на предварителна закрила при уволнение. Разпоредбата на чл.1, ал.2 от Наредба №5 обаче му вменява задължението да събере „предварителна информация от работниците, които са определени за уволнение, страдат ли от посочените болести“. Едва в последните години в практиката на ВКС като че ли започва да си пробива път известно „либерализиране“ на режима – напр. в Решение №246 от 12.07.2013 г. по гр.д. №711/2012 г., IV г.о. ВКС приема, че при бездействие, изричен отказ или умишлено затаяване на информация от работника или служителя работодателят няма възможност да проверява във всеки един случай на уволнение по чл.328, ал.1, т.2, т.3, т.5 и т.11 от КТ и чл.330, ал.2, т.6 от КТ, ако не разполага с информация от преди това дали служителят или работникът страда от някоя от болестите по чл.1 от Наредба №5/87 г., нито правото да ги задължава да преминат на задължителни медицински преглед преди прекратяване на трудовото правоотношение за наличие на заболяване от вида на тези, за които се прилага закрила по чл.333, ал.1, т.3 от КТ.
До този извод обаче не трябва да  се стига единствено по тълкувателен път, а да се регламентира изрично в закона. Наличието на заболявания по Наредба №5 трябва да поражда същото задължение като бременността или напреднал етап на лечение ин-витро – за изрично уведомяване на работодателя (вж. чл.313а от КТ). Разбира се, уведомяването и тук следва да е въпрос на преценка на служителя. Той може да не иска да уведомява никого за състоянието си и това негово желание е достойно за уважение, защото засяга особено деликатна сфера от личния му живот. В такъв случай обаче няма да ползва предварителната закрила при уволнение.
Прекратяването на трудовото правоотношение не слага автоматично край и на обработването на лични данни на бившия работник или служител. Съхранение и обработване на данни на бивши служители се налага например за пенсионноосигурителни цели. Извън това, възможно е възникването на трудов спор във връзка с прекратеното трудово правоотношение – било за самото му прекратяване или по повод на други права (неизплатени възнаграждения и т.н.). За да проведе защитата си, работодателят трябва да разполага с документите от трудовото досие на работника или служителя, чието правоотношение е прекратено. Ето защо прекратяването на трудовото правоотношение не води до отпадане на необходимостта от обработване на събраните лични данни, респективно възникване на задължение за тяхното унищожаване.
Информация от личен характер, за която липсва основание за по-нататъшно съхраняване и обработване обаче (напр. лична кореспонденция на бившия служител на служебен компютър, лични снимки и пр.), следва да бъде върната на титуляря при поискване и заличена от служебните комуникационни устройства. Разбира се, желателно е при прекратяване на трудовото правоотношение самият служител да се погрижи да не оставя такава информация. Той следва да предаде на работодателя зачислените му устройства, ведно със служебната информация, намираща се у него, и да премахне личната.
В заключение трябва да отбележим, че у нас бе допуснато едно твърде голямо и неоправдано забавяне в привеждането на вътрешното законодателство в съответствие с изискванията на Регламента. Причините вероятно са комплексни, от организационен и/или политически характер. Факт е обаче, че законопроектът за изменение и допълнение на ЗЗЛД беше внесен в Народното събрание едва през месец юли 2018 г. и към редакционното приключване на настоящия брой на списанието още не е окончателно приет. Макар Регламентът по принцип да има пряко приложение (т.е. не е нужно разпоредбите му да се пренасят във вътрешното законодателство), за момента Комисията за защита на личните данни не упражнява особено ефективно контролните си правомощия в очакване на приемането на закона.
Препоръчително е все пак работодателите да се подготвят отрано с планираните промени, доколкото законопроектът предвижда някои специфики по отношение на личните данни на работниците и служителите (глава ГУа от Законопроекта „Допълнителни правила и особени ситуации на обработване на лични данни,,). Така например се въвежда задължение на работодателя (органа по назначаване) за приемане на специални вътрешни правила и процедури при използване на система за докладване на нарушения, ограничения при използване на вътрешнофирмени ресурси и въвеждане на системи за контрол на достъпа, работното време и трудовата дисциплина (чл.25ж). Те съдържат информация относно обхвата, задълженията и методите за прилагането им на практика. Правилата и процедурите отчитат предмета на дейност на работодателя и свързаното с него естество на работата и не могат да ограничават правата на физическите лица по Регламента. Правилата и процедурите се довеждат до знанието на работниците и служителите. Казано с други думи, в случая се урежда едно конкретно проявление на правото на информация, отнасяща се до обработването на лични данни, когато тези данни са на лица в трудово или служебно правоотношение с администратора.