Задължението на работодателя да  удостоверява факти и обстоятелства,  свързани с осигурителния стаж и доход на работниците и служителите
Едно от основните задължения на работодателите, свързани с провеждане на държавното обществено осигуряване (ДОО), е да удостоверяват осигурителния стаж и осигурителния доход на своите работници и служители. В изпълнение на това си задължение съгласно действащото законодателство – чл.40, ал.1 и 2 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж (НПОС), работодателите следва:
• текущо (до 25-о число на месеца, следващ месеца, през който е положен трудът) да подават по реда, предвиден в Наредба №Н-8 от 29.12.2005 г. за съдържанието, сроковете, начина и реда за подаване и съхранение на данни от работодателите, осигурителите за осигурените при тях лица, както и от самооси- гуряващите се лица в териториалните дирекции на Националната агенция за приходите декларация обр. №1 „Данни за осигуреното лице“, съдържаща данните по чл.5, ал.4 от Кодекса за социално осигуряване (КСО), т.е. данните за вида на осигуряването, продължителността на осигурителния стаж, размера на осигурителния доход, осигурителните вноски и др.;
• при прекратяване на правоотношението да удостоверяват продължителността на осигурителния стаж в трудовите или служебните книжки на наетите от тях лица;
• да издават документи по утвърдени от управителя на Националния осигурителен институт (НОИ) образци – удостоверение обр.УП-3 за удостоверяване на осигурителния стаж и/или удостоверение обр.УП-2 – удостоверяване на осигурителния доход.
Съгласно чл.5, ал.7 от КСО по искане на осигуреното лице или негов представител всеки осигурител е длъжен, в 14-дневен срок, да издава безплатно документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, както и да удостоверява факти и обстоятелства, свързани с тях за периоди преди 1 януари 2000 г. При това издаването на документите следва да е безплатно, т.е. без да се събират суми под каквато и да е форма – вноски, такси или друг вид плащане.
Обръщаме ви внимание, че преди настоящата редакция на цитираната разпоредба осигурителите имаха задължение:
• в срок до 30 дни от прекратяване на правоотношението, служебно, без да са налице искания от страна на осигурените лица, да издават документи, удостоверяващи осигурителния им стаж и/или доход. Това задължение бе отменено, считано от 01.01.2015 г.;
• по искане на лицата, в 14-дневен срок, да им издават документи за осигурителен стаж за целия период на съществуване на правоотношението, а и за осигурителен доход за следните периоди:
– за три последователни години по избор на лицето от последните му 15 години осигурителен стаж преди 1 януари 1997 г.;
– за целия период от 1 януари 1997 г. до датата на пенсионирането.
С промяната в чл.5, ал.7 от КСО, считано от 01.01.2018 г. работодателите са длъжни да издават съответните документи само за периоди преди 1 януари 2000 г.
Каква отговорност предвижда трудовото законодателство?
Ако потърсим аналогия със задълженията на работодателя да удостоверява трудовия стаж на наетите от него лица, следва да отбележим следното:
Съгласно чл.349, ал.1, т.9 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да вписва в трудовите книжки на своите работници и служители продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж.
По силата на чл.350, ал.1 от КТ при прекратяване на трудовото правоотношение за работодателя възниква задължението да впише в трудовата книжка данните, свързани с прекратяването, и да я предаде незабавно на работника или служителя. За неизпълнение на това законоустановено задължение работодателят и виновните длъжностни лица носят имуществена солидарна отговорност за вредите, които работникът или служителят е претърпял поради незаконно задържане на трудовата му книжка, след като трудовото правоотношение е било прекратено. Дължимото обезщетение е в размер на брутното трудово възнаграждение на работника или служителя от деня на прекратяването на трудовото правоотношение до предаване на трудовата книжка.
Работодателят и виновните длъжностни лица отговарят солидарно и за вредите, причинени на работника или служителя поради:
• неиздаване или несвоевременно издаване на необходимите му документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
• вписване на неверни данни в издадените документи.
На основание чл.226, ал.3, изр. първо от КТ засегнатият от неправилното удостоверяване на стажа в трудовата книжка работник или служител може да поиска обезщетение от своя работодател. Обезщетението обхваща всички претърпени вреди, включително и неимуществените, но тези вреди следва да бъдат доказани от работника или служителя. Размерът на неимуществените вреди се определя от съда по справедливост, но претендиращият ги работник или служител следва да посочи в какво точно същите се изразяват – напр. в уронване на доброто му име и създаване на неправилно убеждение за липса на достатъчно професионален опит, поради това, че в трудовата му книжка вместо 6 години трудов стаж работодателят е вписал само 2 години.
И в двата случая реализирането на имуществената отговорност става по съдебен път,
чрез завеждане на иск срещу работодателя, в тригодишен срок, считано от деня, в който правото – предмет на иска, е станало изискуемо или е могло да бъде упражнено.
Отговорност по Кодекса за социално осигуряване
За разлика от КТ в КСО не е предвиден изричен ред за ангажиране имуществената отговорност на осигурителя за вреди, причинени на осигуреното лице от неиздаване или несвоевременното издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход или от невярното им удостоверяване.
Предвидена е обаче специална имуществена отговорност пред НОИ. На основание чл.110, ал.1, т.1 от КСО при неправилно удостоверяване на осигурителен стаж и/или осигурителен доход контролните органи на НОИ съставят на осигурителите ревизионни актове за начет, когато установят, че поради издадени от тях документи с невярно съдържание – удостоверения обр.УП-2 и/или обр. УП-3 или поради неправилно подадени данни по чл.5, ал.4 от КСО същите са причинили щети на ДОО. Обективно тези щети се изразяват в намаляване имуществото на НОИ поради неоснователно извършените осигурителни разходи за изплащане на пенсии и/или парични обезщетения в размер, по-голям от дължимия, или за изплащане на пенсии (парични обезщетения), които изобщо не е следвало да бъдат отпуснати.
За да се реализира отговорността по чл.110, ал.1, т.1 от КСО, трябва кумулативно да са налице предвидените в разпоредбата три предпоставки, а именно:
• издадени документи с невярно съдържание и/или неправилно подадени данни по чл.5, ал.4 от КСО. Издадените от работодателя документи за осигурителен стаж и осигурителен доход могат да бъдат квалифицирани като документи с невярно съдържание във всички случаи, в които безспорно се установи, че вписаните в тях данни не отговарят на данните, съдържащи се в изплащателните ведомости, разходооправдателните документи или съхраняваната от осигурителя трудовоправна документация (договори за възлагане на труд, заповеди за преназначаване; заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно; заповеди за освобождаване от работа и т.н.). Този извод произтича от нормативно установеното изискване на чл.40, ал.3 от НПОС удостоверенията обр.УП-2 и УП-3 да се издават само въз основа на посочената документация;
• претърпени от НОИ щети. Щетите обхващат както реално претърпените от НОИ загуби, дължащи се на неоснователно извършените разходи за пенсии и/или обезщетения, така и пропуснатите от НОИ ползи, които се компенсират с лихва върху неправилно извършените осигурителни разходи в размер на законната лихва;
• причинна връзка между неправилното удостоверяване на осигурителния стаж и/или осигурителния доход и причинените на НОИ вреди. Това означава, че щетите трябва да са в резултат именно на издадените от осигурителя документи с невярно съдържание и/или подадените от него данни по чл.5, ал.4 от КСО, а не на други обстоятелства – като напр. техническа грешка на длъжностното лице, отпуснало пенсията или паричното обезщетение.

Независимо от причинената на ” НОИ щета, отговорност от работодателя не може да бъде търсена, когато в хода на ревизионното  производство безспорно се установи, че документът е „ неистински“ – т.е. същият е издаден от трето лице, а не от лицето или лицата, сочени като негов издател – с други думи, когато е налице фалшифициране на подписа (подписите) на главния счетоводител и/или ръководителя на предприятието. Отговорност от работодателя не може да бъде търсена и когато щетата е в резултат на поправки или вписвания, извършени в документа след издаването му и не по установения ред – с полагане на печат и подпис на съответното длъжностно лице и вписване в забележка: „Поправката е наша“.

И в двата случая следва да бъде инициирано наказателно преследване срещу съставителя и/или ползвателя на издадения неистински документ за извършено документно престъпление по Наказателния кодекс.
С оглед гарантиране законоустановените осигурителни права на лицата, законодателят е предвидил административнонаказателна отговорност за неизпълнение на задължението за удостоверяване на осигурителен стаж и осигурителен доход.
Отговорността се реализира чрез съставяне на акт за установяване на административно нарушение от контролните органи на НОИ и издаване на наказателно постановление от компетентния административнонаказващ орган по реда на Закона за административните нарушения и наказания (ЗАНН), с което се налага съответното административно наказание – глоба от 100 до 2000 лв. на виновните лица, а на осигурителите – юридически лица и еднолични търговци – имуществена санкция от 500 до 2000 лв. за всеки отделен случай. За повторно нарушение от същия вид, извършено в рамките на една календарна година от влизането в сила на наказателното постановление, с което е наложено първото наказание, се налага глоба и/или имуществена санкция в двоен размер от първоначално наложената.
Предвид това, че разпоредбата на чл.349, ал.1 от КСО предвижда налагането на административно наказание за всяко нарушение на разпоредбите на част първа от КСО или на нормативните актове по прилагането им,
административнонаказателната отговорност на осигурителя може да бъде ангажирана и в следните случаи:
• осигурителят е издал нужния документ, но е сторил това след като е изтекъл предвиденият за издаването му 14-дневен срок;
• осигурителят е издал поискания документ в срок, но е нарушил забраната за безвъзмездност при издаването му.
По отношение ангажирането на административнонаказателната отговорност е важно да се има предвид, че същата е лична, поради което актът за установяване на административното нарушение се съставя срещу прекия извършител. С оглед на това, че разпоредбата на чл.5, ал.7 от КСО регламентира правно задължение за осигурителя, то отговорността от неизпълнението му възниква за лицето с представителна власт – управителя на дружеството, прокуриста, изпълнителния директор и др., който е наредил или е допуснал да бъде извършено това административно нарушение, свързано с неиздаване по установения ред на документи за осигурителен стаж и/или доход.
Друга особеност, която трябва да се знае, е принципно установеното изискване за наличие на вина като предпоставка за квалифициране на неизпълнение на задължението по чл.5, ал.7 от КСО като административно нарушение. В тази връзка административнонаказа- телната отговорност на работодателя не може да бъде ангажирана, когато неизпълнението на задължението за издаване на документи не е извършено виновно, а се дължи на обективни, възпрепятстващи изпълнението причини – напр. когато документите за осигурителен стаж не могат да бъдат издадени поради това, че изплащателните ведомости са загубени или унищожени. В този случай работодателят следва да предостави на лицето, поискало издаването на документите, специално удостоверение, в което да посочи, че книжата, ведомостите и пр., отнасящи се до претендирания осигурителен стаж, са унищожени или загубени, както и момента, в който е настъпило това събитие. Издаването на такова удостоверение разкрива пред лицето правната възможност да заведе установите- лен иск по реда и при условията на Закона за установяване на трудов и осигурителен стаж по съдебен ред и да докаже по безспорен начин, че в определен период от житейския си път е полагало труд при този работодател. Влязлото в сила съдебно решение, с което би бил уважен предявеният установителен иск, има обвързваща доказателствена сила по отношение на времето, което се признава за осигурителен стаж, и работодателя, при който е работило лицето, и поражда предвидените в закона правни последици, свързани със зачитане на установения стаж с оглед реализиране на осигурителни права.
Освен при неиздаване или несвоевременно издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход, административнонаказателната отговорност на осигурителя може да бъде ангажирана и при издаване на документ, чието съдържание не съответства на данните в изплащателните ведомости. По силата на чл.40, ал.5 във връзка с чл.40, ал.2 от НПОС, удостоверение обр.УП-2 задължително се издава въз основа на изплащателните ведомости и другите разходо- оправдателни документи. Когато такива документи липсват, нормативната уредба допуска възможността осигурителният доход да се удостоверява и въз основа на други автентични документи, ако те съдържат достатъчно данни за него. Тук следва да отбележим, че Наредбата не определя какво се разбира под понятието „други автентични документи“, но в практиката на институциите, прилагащи осигурителното законодателство, се е наложило разбирането, че това са документи, изходящи или водени от осигурителя по същото време, за което се отнася удостоверяваният доход. Ако няма данни за получаваното трудово възнаграждение, в издавания документ за осигурителен доход трябва да се посочи минималната работна заплата за страната за съответния период, а за времето след 31 декември 2002 г. – минималният месечен осигурителен доход за съответната професия по основната икономическа дейност.
Неспазването на това правило е основание за административно наказание.
Специално, с нормата на чл.349, ал.4 от КСО, законодателят е уредили и административно наказателна отговорност за съставянето на документ за осигурителен стаж и/или осигурителен доход с невярно съдържание, както за предоставянето на неверни данни по чл.5, ал.4 от КСО с цел неоснователно получаване на осигурителни плащания. В този случай глобата е 500 лв. за всеки отделен случай, ако не са налице основания за по-тежко наказание.