В Държавен вестник, бр. 52 от 08.07.2016 г., са обнародвани изменения и допълнения в Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник.
Този нормативен акт урежда редът и условията за предаване в НОИ на ведомостите на прекратени осигурители и придобива важно значение, когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, тъй като за да бъде постановено решението, съответно да бъде вписано заличаването в търговския регистър, е необходимо да се представи удостоверение за предадени ведомости, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ).
Кога е необходимо предаване на ведомостите в НОИ
Хипотезите на прекратяване на дейността за различните категории осигурители, в които за тях възниква задължение за предаване на ведомостите, са установени в чл. 5, ал. 1 от Инструкция № 5.
За физическите лица, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация и имат наети лица, по отношение на които се явяват осигурители, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията. Такива могат да бъдат например адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски стопани и тютюнопроизводители и др. За останалите физически лица, които действат като осигурители и са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра. Такива са например физически лица, наели домашни помощници, лични охранители и др.
За търговските дружества и кооперациите за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър, за юридическите лица с нестопанска цел – датата, на която е вписан ликвидатор в регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към окръжния съд по седалище и адрес на управление на юридическото лице с нестопанска цел, а за банките и застраховате- лите – датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховане.
За едноличните търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, посочена от самите тях в заявлението-декларация до ТП на НОИ.
За неперсонифицираните дружества (граждански дружества по Закона за задълженията и договорите) за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която органът на управление е взел решение за прекратяване на дейността.
За едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност.
Когато ведомости и други документи за осигурителен стаж и осигурителен доход за работници и служители, които са работили в клонове на чуждестранни търговци, служебно заличени по чл. 17а, ал. 6 от Търговския закон, не са предадени в съответното ТП на НОИ до датата на заличаването, лицата, които ги съхраняват, са длъжни да ги предадат в тримесечен срок от заличаването (чл. 5, ал. 10, изр. посл. от КСО, в сила от 01.01.2017 г.).
Ведомостите и друга трудовоправна документация не се предават в НОИ, когато търговското предприятие се прехвърля или преобразува, както и когато се прекратяват само отделни негови клонове или поделения или се извършва частична ликвидация на дейността му (напр., закрива се едно производство, но предприятието продължава да функционира).
Кои документи се предават в НОИ
Преди всичко, на предаване в ТП на НОИ подлежат разплащателните ведомости. Освен тях се предават и следните документи:
1. трудови договори (заповеди за назначаване);
2. заповеди за преназначаване;
3. заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
4. заповеди за освобождаване от работа;
5. трудови книжки;
6. издадени удостоверения обр. УП-1 (заявления за пенсиониране), обр. УП-2 (удостоверения за осигурителен доход), обр. УП-3 и обр. 30 (удостоверения за осигурителен стаж).
7. протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност.
8. други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.
Когато възнагражденията са изплащани по банков път, се прилагат и платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя, както и фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.
Какво трябва да предприеме осигурителят
Документите на осигурителите – юридически лица се предават в ТП на НОИ, на територията,
на която са седалищата им. Физическите лица – осигурители, предават документите в ТП на НОИ по постоянен адрес, а едноличните търговци – по постоянния си адрес или по седалището им.
Предвидена е възможност за предаване на ведомостите и другата трудовоправна документация и в архивохранилищата на ТП на НОИ, в случаите, когато това е по-целесъобразно от гледна точка на разходите по транспортиране.
С новата редакция на чл. 5, ал. 7 от Инструкция № 5 са прецизирани субектите, които подават заявление-декларация за предаване на ведомостите в съответното ТП на НОИ, а именно:
1. лицето, представляващо осигурителя – лично или чрез упълномощено от него с изрично нотариално заверено пълномощно лице;
2. лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от КСО;
3. наследниците на починалия едноличен търговец, собственик на търговско дружество или физическо лице-осигурител. В тези случаи заявлението-декларация може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен с нотариално заверено пълномощно за това от останалите наследници.
Когато заявлението-декларация се подава от пълномощник, копие от пълномощното се прилага към него и се съхранява в ТП на НОИ.
Заявлението-декларация се подава в 30-дне- вен срок от датата на прекратяване на дейността по смисъла на чл. 5, ал. 1 от Инструкцията, а в случаите по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от КСО – в тримесечен срок от датата на служебно заличаване на клона на чуждестранния търговец.
В случаите, когато прекратеният осигурител няма наети лица и не води разплащателни ведомости или когато същите липсват, заявлението-декларация може да се подаде чрез пощенски оператор или по електронен път с въвеждане на персонален идентификационен код (ПИК) за физическите лица с ЕГН/ЛНЧ, идентификационен код на осигурителя (ИКО) за лицата с БУЛ- СТАТ/ЕИК или чрез използване на квалифициран електронен подпис на подателя.
Въз основа на заявлението-декларация се определя дата за приемане на документите.
Как трябва да са обработени документите
Подлежащите на предаване документи трябва да бъдат предварително обработени от предаващия ги, по правилата, подробно разписани в раздел II на Инструкция № 5.
Документите трябва да бъдат обособени в дела (отделни папки), при това групирани по видове, така че всяко дело да съдържа документи само от един вид -разплащателни ведомости, трудови договори и т.н. В делата, съдържащи трудови договори и заповеди (за преназначаване, за прекратяване на трудовото правоотношение и т.н.), те следва да са подредени за всяко лице поотделно, и то в хронологичен ред. Максималният обем на всяко отделно дело е 250 листа. Друго изискване е всички документи да бъдат номерирани в горния десен ъгъл и да са почистени от метални кре- пители.
Всяко дело трябва да има заглавна страница с посочени: пълното наименование на осигурителя, а в скоби – съкратеното, ако има такова; БУЛСТАТ или ЕКПОУ, каквито е имал осигурителят през различните периоди; заглавие на делото според вида на документите, съдържащи се в него; началната и крайната дата, т.е., периодът от време, за който се отнасят съдържащите се в делото документи.
В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи). Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.
Неправилно обработените документи не се приемат, а се връщат на осигурителите с указания за дообработване.
Как се удостоверява предаването
За предаването на разплащателните ведомости в ТП на НОИ се съставят описи на делата, които трябва да са подписани от лицето, представляващо осигурителя или от упълномощено от него длъжностно лице и да са подпечатани с печата на фирмата. Описите се изготвят в три екземпляра – по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителя.
Приемателната комисия в ТП на НОИ проверява правилната обработка на делата и съставените описи и взема решение за приемането или връщането на документите за дообработване, като дава и съответните указания.
С промените в Инструкцията се регламентира
право на приемателната комисия да изисква от осигурителя или неговия представител документи и пояснения, ако това е необходимо за изясняване на случая, както и да откаже приемането на документацията, в случаите когато:
1. няма доказателства за прекратяване на дейността на осигурителя по смисъла на чл. 5, ал. 1 от Инструкция № 5;
2. са включени документи на осигурители (работодатели), за които няма доказателства, че правоприемник е осигурителят, за който се предават документите;
3. са налице условията на новата разпоредба на чл. 2, ал. 4 от Инструкцията, която предвижда, че не се приемат и разплащателни ведомости и документи, удостоверяващи осигурителен стаж и доход, ако:
• не са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред;
• физическото им състояние не позволява да бъдат използвани за използването им по предназначение – за удостоверяване на осигурителни права, т.е., когато поради фактори на средата или някакво въздействие документите са нечетивни.
Приемателната комисия в НОИ съставя при- емо-предалателен протокол, който се подписва от лицата, подали заявление-декларация за предаване на ведомостите и от членовете на комисията. Протоколът е в три екземпляра – по един за предаващия, за архивохранилището и ТП на НОИ.
След подписването на приемателно-предавателния протокол, ръководителят на съответното ТП на НОИ, на чиято територия е седалището на осигурителя, или упълномощено от него длъжностно лице, издава на прекратилия дейността си осигурител удостоверение за предаване на разплащателните ведомости, което е необходимо да се представи с оглед заличаването на осигурителя със съдебно решение и в търговския регистър.
Срокът за валидност на удостоверенията е дванадесет месеца, считано от датата на издаването. Предвидена е възможност за издаване на ново удостоверение в случаите, когато не е приключена процедурата по заличаване на осигурителя, а срокът на валидност на издаденото удостоверение е изтекъл.