Можем ли да съхраняваме трудовите книжки на служителите си в досиетата им, при условие, че са подписали декларация за съгласие за това съхранение? Какво да правим със събраните документи с лични данни в трудовите досиета преди влизането в сила на регламента за личните данни през 2018 г.?

 

 

По първия въпрос: Общото правило в трудовото ни законодателство е, че трудовата книжка се съхранява от работника или служителя. Съгласно чл.1, ал.2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж (НТКТС) работодателят, след като вземе необходимите данни от трудовата книжка, я връща на работника или служителя. Предвидено е и задължение на работника или служителя да представя трудовата книжка на работодателя при поискване, както и за вписване на нови обстоятелства в нея.
Въпреки това няма пречка, а всъщност е и често срещана практика, трудовите книжки да се съхраняват от работодателите. Обикновен това е доста по-сигурният вариант трудовата книжка да не бъде загубена, повредена и т.н. За целта обаче е необходимо работникът или служителят да е изразил изрично волята си за такова съхранение, обикновено чрез нарочна декларация.
По втория въпрос: Регламент (ЕС) 2016/ 679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/БО (Общ регламент за защита на личните данни), който започна да се прилага от 25 май 2018 г., като цяло не променя основните принципи в режима на защитата на личните данни. И в предходното законодателство беше установено правилото, че личните данни се събират за конкретни, точно определени и законни цели и не трябва да надхвърлят като обем необходимото за постигането на тези цели. Така личните данни на работниците и служителите, събирани от работодателите, най- общо служат за целите на администрирането на трудовите правоотношения и следва да са ограничени до изискванията на трудовото законодателство. Ако работодателят обработва информация, за която не са изпълнени условията за допустимост на обработването, той извършва нарушение и може да понесе съответната отговорност за това.
Оказва се, че в практиката си много работодатели съхраняват документи, съдържащи лични данни на работниците и служителите, без да имат основание за това. Най-често става дума за копия от лични карти, каквито нямат правото да прилагат в трудовите досиета. Съгласно чл.1, ал.1 от Наредба №4 от 1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, документът за самоличност само се представя на работодателя за справка при сключването на договора и се връща веднага на лицето. Затова, ако в трудовите досиета се съдържат копия от лични карти, те следва да бъдат унищожени.
Наред с това законодателството по защита на личните данни изхожда и от принципа за обработване на данните в определен срок, докато това е необходимо. За някои документи в трудовите досиета са установени нормативни срокове за съхранение и по отношение на тях работодателят е длъжен да следи изтичането им и съответно да унищожава документите. За други срокът се определя от самия работодател, но отново трябва да е подчинен на необходимостта от обработването на съответната информация. Казано може да се онагледи с примера от предходния въпрос: ако работник или служител е дал декларация на работодателя, че желае трудовата му книжка да се съхранява в предприятието, но впоследствие оттегли това съгласие и започне да съхранява трудовата си книжка сам, очевидно няма необходимост декларацията да се съхранява занапред.
Накратко, необходимо е не само към датата, от която започна да се прилага Регламентът, а и на регулярни интервали в бъдеще работодателите да извършват преглед на документите в трудовите досиета, за да са сигурни, че обработват само информацията, която е необходима с оглед спазване на правата и задълженията по трудовото правоотношение. Това не бива да се схваща като усложнение и вменяване на нови тежести за работодателите, защото в крайна сметка е полезно и за тях. Съхраняването на ненужна документация, често с не- актуални данни, създава редица организационни затруднения, особено за предприятия с голяма численост на персонала. Редовният преглед на тези документи обезпечава и оптимизиране на документооборота в звената за човешки ресурси.