Последните промени в Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г., обн. в ДВ, бр. 80 от 28.09.2018 г., са многобройни и много съществени. Съобразно характера на измененията в реда за регистриране и отчитане на продажбите в търговските обекти посредством фискални устройства направените в нея изменения и допълне-
ния може условно да бъдат систематизирани в шест основни групи, свързани съответно с:
– продажбите/зарежданията на течни горива;
– реда за извършване и документиране на сторно операции;
рите за управление на продажбите в търговски обекти, както и към лицата – производители/разпространители и потребители на такива софтуери;
– лицата, извършващи сервизно обслужване и ремонт на фискални устройства (ФУ) и/или интегрирани автоматизирани системи за управление на търговската дейност (ИАСУТД);
– задълженията на лицата, които извършват продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин; и
– други промени.
Предвид разширения обхват на въпросите, с които е свързано изпълнението на Наредбата, самата тя е с променено заглавие, в което са включени регулираните от нея нови обекти – Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин.
Поради многобройните нововъведения, изменения и допълнения “към” и “на” съществуващите разпоредби на Наредбата, те няма да бъдат коментирани детайлно. В изложението по темата ще бъдат отбелязани само най-значимите промени, до които водят те, като ще бъде акцентирано преди всичко върху същността им и сроковете за тяхното изпълнение.
В тази връзка заслужава да се отбележи, че с промените, обнародвани с ДВ, бр. 80 от 28.09.2018 г., се променят и срокове за изпълнение на някои от промените в Наредбата, определени с Преходните и заключителни разпоредби (ПЗР) на Наредбата за изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г,. обн. в ДВ, бр. 76 от 2017 г.
Новите разпоредби, както и измененията и допълненията в същуствуващите правила на Наредбата, свързани с изискванията от общ характер относно вида на използваните от лицата фискални устройства, реда за тяхното одобряване и въвеждане в експлоатация, издаването на свидетелство за регистрация и изпитания, метрологичен контрол и др. са приложими за всички данъчно задължени лица, които попадат в обхвата на лицата, определени в чл. 3, ал. 1 от Наредбата.
1. Основни промени в горепосочените условни групи
Остновните промени, засягащи само определени лица и/или действия, са, както следва:
1.1. Промени, свързани с продажбите/зарежданията на течни горива;
Специфичните промени от този вид засягат предимно данъчно задължените лица, които извършват зареждане с течни горива на превозни средства, машини, съоръжения или друга техника за собствени нужди. Съгласно чл. 11 от Наредбата те са длъжни да подават данни в НАП за наличните съдове/съоръжения за съхранение и/или зареждане с течни горива по реда на глава девета “б” на Наредбата. С новите разпоредби на чл. 3, ал. 12-14 са въведени диференцирани правила относно реда, по който те са длъжни да регистрират и отчитат зареждането на горивата. Правилата и редът за тяхното приложение са поставени в зависимост от вида и вместимостта на използваните съоръжения за тяхното съхранение и целите, за които ще се използват.
В тази връзка в т. 16 – 19 от ДР на Наредбата са въведени дефиниции на посочените в чл. 3, ал. 12 – 14 различни видове съдове за съхранение/ зареждане на течни горива, съответно:
„Подвижни резервоари“, „Автоцистерни за превоз на течни горива“ и „Неподвижно прикрепени към земята резервоари“.
1.2. Промени в правилата за документиране на сторно операциите
Промените от този вид засягат документирането на операциите, с които се извършват корекции на издадени фискални касови бележки във връзка с рекламации, връщане на стока, допусната операторска грешка или намаление на данъчната основа след приключена сметка на клиент. Към настоящия момент това е уредено да се документира чрез издаване на сторно касови бележки от кочан. С разпоредбите на чл. 36 от Наредбата са определени случаите и условията, при които това ще продължава да се прилага. Случаите, при които не се допуска извършването на сторно операции, остават непроменени.
Съгласно промяната на чл. 31 от Наредбата сторно операцията се документира чрез ФУ или ИАСУТД. По силата на ал. 3 на същия член при извършване на сторно операция се извършва и проверка на касовата наличност, като не се допуска извършването на такава операция при недостатъчна касова наличност. Разпоредбата на чл. 31, ал. 4 от Наредбата задължава сторно операция поради операторска грешка да може да бъде извършена до 7-мо число на месеца, следващ месеца, в който е допусната.
Предвид това, че на основание чл. 34 и чл. 58, ал. 2 от Наредбата, ако отговарят на изискванията на ЗДДС, фискалните касови бележки се приемат и за фактури или кредитни известия по смисъла на закона при наличието на условията,
определени с чл. 31, ал. 8 от Наредбата, сторно операция за продажба, документирана с фактура, може да се документира чрез издаване на кредитно известие от ФУ или ИАСТУД.
1.3. Изисквания към софтуерите за управление на продажбите в търговски обекти, както и към лицата – производители/разпро- странители и потребители на такива
Тези изисквания са уредени в глава седма на Наредбата в три отделни раздела – „а“, „б“ и „в“.
А. Изисквания към софтуерите за управление на продажбите в търговските обекти
Съгласно единствения чл. 52а на раздел „а“ на глава седма от Наредбата софтуерите за управление на продажби в търговски обект трябва да отговарят на изискванията, определени в приложение № 29.
Б. Изисквания към производителите/разпространителите на софтуер за управление на продажбите в търговските обекти
Изискванията към производителите/разпространителите на софтуери за управление на продажби в търговски обект са регламентирани с разпоредбите на чл. 52б – чл. 52ж на раздел „б“. В съответствие с тях всяко лице, производител/разпростра- нител на такъв софтуер, е длъжно да декларира в НАП данните, определени с чл. 118, ал. 14 от ЗДДС, които включват: наименованието и версията на произвеждания/разпространявания от него софтуер; това, че той отговаря на изискванията, определени в Наредбата; че не съдържа модули, позволяващи заобикаляне на изискванията, определени в нея; че не произвежда/не разпространява софтуер, предназначен за промяна на функционалността на такъв с цел заобикаляне на определените от нея изискванията, както и за промяна, изтриване или друг вид манипулиране на информацията в базата данни, с която работи софтуерът; както и информацията за продукта, регламентирана с чл. 52в, ал. 2 на Наредбата. Декларацията се подава по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на ДОПК чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на агенцията.
В 7-дневен срок от подаването на декларацията софтуерът се включва в създадения и поддържан от НАП публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажби в търговските обекти. Лицата, които използват софтуер за управление на продажби в търговски обект, са длъжни да използват само такъв, който е включен в този списък. Редът за вписване и заличаване на софтуерите от списъка са определени с чл. 52в от Наредбата.
Производителите/разпространителите на софтуера са задължени да декларират пред НАП всяка промяна в декларираните обстоятелства в 7- дневен срок от настъпването й.
Редът за контролното производство, документирането на резултатите от него последствията от неспазване на задълженията и изискванията, свързани с производството/разпространени- ето на софтуери за управление на продажби в търговски обекти, са определени с чл. 52е – 52ж от Наредбата.
В. Изисквания към лицата, използващи софтуер за управление на продажбите в търговски обект
Тези изисквания са определени с чл. 52з – 52л на раздел „в“ на глава седма на Наредбата. Лицата, които извършват продажби на стоки и услуги в търговски обект и са задължени да издават фискален бон, имат право да ползват за всичките си фискални устройства в обекта само софтуер, който отговаря на изискванията, посочени в приложение 29 към Наредбата. Те нямат право да променят функционалността му или да добавят към него външни модули без оторизацията на производителя/разпространителя на софтуера. При извършване на проверка в търговски обект лицата са длъжни незабавно да осигурят на контролните органи достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер – сървъри, работни станции, ФУ и др., като осигурят на проверяващите достъп до информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера с възможност за експорт и копиране през потребителския му интерфейс. В случай че местонахождението на част от устройствата е извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.
1.4. Промени, касаещи техническото обслужване и ремонт на фУ и/или ИАСУТД
Съгласно новата редакция на чл. 44 от глава седма на Наредбата сервизното обслужване на тип ФУ/ИАСУТД се извършва само от лица, получили разрешение от Българския институт по
метрология (БИМ), издадено по реда на чл. 45, ал. 4 за техническо обслужване и ремонт на съответния тип ФУ/ИАСУТД. За целта БИМ води публичен регистър на лицата, получили такова разрешение.
По силата на чл. 45 от Наредбата лицата, които кандидатстват за издаване на разрешение за извършване на такава дейност, трябва да отговарят на изискванията, определени в ал. 1 т. 1 – 4 на същия член. За получаване на разрешение те подават заявление съгласно приложение № 13, към което прилагат посочените в чл. 45, ал. 2, т. 1 – 5 документи (това не се отнася за производителите/вносителите на ФУ/ ИАСУТД, кандидатстващи за разрешение за техническо обслужване и ремонт на произвежданите/внесените от тях ФУ/ИАСУТД).
На лицата, които отговарят на посочените изисквания, председателят на БИМ или упълномощено от него лице издава разрешение за извършване на техническо обслужване и ремонт на тип ФУ/ИАСУТД в 14-дневен срок от датата на подаване на заявлението. При наличието на несъоветствия съответното лице се уведомява за отстраняването им в 14-дневен срок. В този случай срокът за получаване на разрешение започва да тече от датата на предоставяне на доказателствата.
Обстоятелствата, при които се отказва издаване на разрешение или се отнема издадено такова, са регламентирани в чл. 45, ал. 6 и 7. Решението за отказ подлежи на обжалване по реда на АПК.
При настъпването на промяна в обстоятелствата, посочени в чл. 46, ал. 1, т. 1 – 3 от Наредбата, лицата, получили разрешение за техническо обслужване и ремонт, са длъжни да уведомят председателя на БИМ в 7-дневен срок от настъпването на промяната, при което, ако промените водят до несъответствие с изискванията на чл. 45, ал. 1, е възможно отнемане на разрешението или за ограничаване на обхвата му.
Обстоятелствата, при които разрешението за техническо обслужване и ремонт се прекратява по предложение на контролните органи по Наредбата, са определени с чл. 47, ал. 1, т. 1 – 3. Лицата, на които е издадена заповед да прекратяване на разрешението, могат да кандидатстват за ново разрешение само слез изтичането на една година от издаване на заповедта.
След изтичане на същия срок има право да кандидатства за ново разрешение и лице, в чий- то управителен и/или контролен орган участва физическо лице, което е било или към датата на подаване на заявление за получаване на разрешение е член на управителен и/или контролен орган на друго предприятие, на което е издадена заповед за прекратяване на разрешение за техническо обслужване и ремонт.
Лице, на което е прекратено разрешението за извършване на техническо обслужване и ремонт, е длъжно в 14-дневен срок от издаване на заповедта за прекратяването му да уведоми за това лицата, с които има сключен договор за сервизно обслужване.
Сервизното обслужване по време на експлоатация на ФУ/ИАСУТД се извършва само от лица, притежаващи разрешение от БИМ, въз основа на сключен писмен договор с лицата, в чиито обекти е съответното устройство. Не се допуска извършване на ремонт на ФУ/ИАСУТД от лице, различно от посоченото в договора (изискването за сключен писмен договор не се прилага за лицата, извършващи сервизно обслужване, при обслужване на собствените ФУ/ИАСУТД, с които регистрира и отчита собствените продажби).
Преди и след извършване на сервизно обслуж- ване/ремонт на средства за измерване, лицата, които го извършват, подават уведомление до НАП по електронен път чрез използване на квалифициран електронен подпис в web базирано приложение на интернет страницата на НАП по образец съгласно приложение № 26 или 27 в зависимост от типа на съответното устройство.
За всяко обслужвано ФУ/ИАСУТД се открива и води сервизно досие, в което се съхраняват документите, получени или издадени във връзка с регистрацията и сервизното обслужване. Профилактичните проверки и/или ремонти се вписват в досието в таблична форма. Датата и часът на започване и завършване на ремонта, както и описание на дефекта се вписват в паспорта на ФУ и в досието в момента на приемането, съответно завършването на ремонта. Вписванията в паспорта се заверяват с подпис на сервизния техник и печат, като след всеки ремонт ФУ задължително се пломбира.
Досиетата на ФУ/ИАСУТД, за които договорите за техническо обслужване и ремонт са прекратени, се съхраняват най-малко в 5-годишен срок от датата на прекратяването.
По силата на чл. 51 от Наредбата всяко лице, което извършва сервизно обслужване на ФУ/ИА- СУТД, е длъжно да подава ежемесечно до 15-о число в НАП данни за издадените през предходния месец свидетелства за регистрация на ФУ/ИАСУТД, за прекъсване или започване на сервизното обслужване, както и за получени уведомления за загубване, унищожаване или повреждане на издадени свидетелства. Данните се подават до НАП по електронен път с формат и параметри на записа по образец съгласно приложение № 15 чрез квалифициран електронен подпис в web базирано приложение на интернет страницата на агенциата.
Срокът, в който следва да се извърши даден приет от сервиза ремонт на ФУ, е определен с разпоредбите на чл. 52 от Наредбата. Той е различен в зависимост от типа и местонахождението (град или село) на ремонтираното устройство и от характера на отстранявания дефект.
1.5. Изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин
Изискванията към тези лица са регламентирани в разпоредбите на чл. 52М – 52н на новия раздел “г” на глава седма от Наредбата. В съответствие с тях всяко лице, което извършва продажба на стоки или услуги чрез електронен магазин и попада в обхвата на лицата, задължени да издават фискален бон, е задължено преди да започне дейността си по продажбите да подаде информация до НАП съгласно приложение № 33. Информацията се подава по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на ДОПК чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на агенцията. Тя се подава независимо от това дали за осъществяване на продажбите си лицето използва собствен домейн, нает домейн или домейн на друго лице, предоставящо платформа за извършване на продажби в интернет. Тази информация се подава за всеки отделен магазин, от който се извършват такива продажби.
При промяна на подадените данни или при прекратяване на дейността по продажбите, информацията за актуалните данни или прекратяването се подава в срок от 7 дни от настъпване на промяната или прекратяването.
Лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, са длъжни да съхраняват в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация (текуща база данни и архивни копия на базата данни) и при поискване от органите по приходите да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.
1.6. Други промени
С НИДН № Н-18 са направени много на брой промени и в разпоредбите от общ характер, т.е. извън тези в посочените по-горе пет условни групи правила. С тях се разширява нейния обхват (чл. 1, т. 6, 7 и 8); въвеждат се допълнителни процедури и ред за одобряване и регистриране на типовете фискални устройства, тяхното изпитване, изисквания и задължения на сервизните техници и производители на такива устройства извън горепосочените (чл. 8, ал. 7, чл. 10, ал. 5 и 6, чл. 11, ал. 1, 4, 5, 6 и 8, чл. 12а, ал. 1 и 2, чл. 15,т. 3, 11, 12, 14 и 15).
Променят се и някои процедури, правила и изисквания, свързани с: въвеждането в експлоатация, издаването на свидетелство и регистрация на фискалнн устройства и ИАСУТД (чл. 16, ал. 1 и 2, чл. 16а, ал. 1,2, 4, 6, 7 и 8, чл. 17, т. 2); документирането на промяната на лицето, извършващо сервизното обслужване на устройствата (чл. 19); извеждането от употреба и прекратяването на регистрацията на ФУ (чл. 20, ал. 4 и 5); реквизитите, които следва да съдържа фискалната касова бележка (чл. 26, ал. 1, т. 17 и ал. 5); правилата, свързани с отчетността на оборотите от извършените продажби (чл. 39, ал. 2, 7,8 и 9); и др.
2. Срокове за изпълнение на задълженията, произтичащи от промените
Сроковете за изпълнение на новите разпоредби на Наредбата са определени с § 68 – § 78 на ПЗР на Наредбата за изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. (НИДН № Н-18), обн., ДВ, бр. 80 от 2018 г.
Внимание: Разпоредбите на параграфи 68 – 70 на НИДН № Н-18 променят и много от сроковете за изпълнение на промените в реда за регистрирането и отчитането на продажбите в търговските обекти посредством ФУ, определени с ПЗР на Наредбата за изменение и допълнение на правилата, обн. в ДВ, бр. 76 от 2017 г., поради което по-долу се посочват и параграфи от ПЗР на тази наредба.
В съответствие с ПЗР на НИДН № Н-18, обн., ДВ, бр. 80 от 2018 г. регистрирането и отчитането на продажбите в търговските обекти чрез ФУ, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин по определения с нея нов ред, следва да се приведът в изпълнение в сроковете, регламентирани за съответните задължения, както следва:
2.1. Срокове за изпълнение на промените, определени с ПЗР на НИДН № Н-18, обн.,
ДВ, бр. 76 от 2017 г.
Съгласно § 68 от ПЗР на НИДН № Н-18, обн., ДВ, бр. 80 от 2018 г. лицата, които използват електронни системи с фискална памет (ЕСФП), следва да приведат дейността си в съответствие с новия ред за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез ФУ в срок до 30 юни 2019 г., а не, както бе определено с § 31 от ПЗР на НИДН № Н-18, обн., ДВ, бр. 76 от 2017 г., в които навякъде думите “30 септември 2018 г.” се заменят с “30 юни 2019 г.” По силата на § 69 тези от тях, които до влизане в сила на тази наредба не са подали блок-схема в НАП, са длъжни да я подадат в БИМ в едномесечен срок от влизане в сила на тази наредба, т.е. до 28.10.2018 г.
След представяне на блок-схемите в този срок въведените в експлоатация и регистрирани в НАП ЕСФП подлежат на проверки от БИМ, които се извършват по реда на ал. 3 на новия чл. 16а от Наредбата, която определя процедурата за осъществяване на метрологичните проверки на средствата за измерване.
При това съгласно § 70 от ПЗР на НИДН № Н-18, обн., бр. 80 на ДВ от 2018 г. в ПЗР на НИДН № Н-18, обн., бр. 76 от 2017 г. в срок до 30 юни 2019 г. нерегистрираните ЕСФП се регистрират в НАП по досегашния ред, като предварителната проверка, регламентирана с чл. 16а, ал. 1 не се прилага. В тридневен срок от датата на регистрацията на ЕСФП лицето, което ползва устройството, подава блок-схема по реда чл. 16а, ал. 2.
До 30 юни 2019 г., когато изтича срокът, определен с § 68 от ПЗР на НИДН № Н-18, обн., бр. 80 на ДВ от 2018 г., производителите/вносителите могат да одобряват ЕСФП с нови типове средства за измерване от одобрен тип или с оценено съответствие по досегашния ред.
Съгласно ал. 2 на § 70 НИДН № Н-18, обн., бр. 80 на ДВ от 2018 г. в § 32 на НИДН № Н-18, обн., бр. 76 на ДВ от 2017 г., лицата, които са регистрирани по ЗДДС, но не попадат в условията на § 31, са длъжни да приведат дейността си в съответствие с новите правила до 31 март 2019 г. Това не се отнася за лицата, регистриращи и отчитащи продажбите с ИАСУТД. Те привеждат дейността си в съответствие с изискванията на тази наредба в срок до 31 декември 2019 г. В същия срок лице, което отговаря на изискванията за използване на ИАСУТД, може да подава заявка-декларация за одобряване. Одобряването на ИАСУТД, издаването на свидетелство за съответствие и вписването му в регистъра или издаването на мотивиран отказ се извършват по досегашния ред. До изтичане на този срок регистрирането и отчитането на продажбите, въвеждането във и извеждането от експлоатация, както и регистрирането на ИАСУТД в НАП се извършват по досегашния ред.
2.2. Срокове за изпълнение на промените, определени с НИДН № Н-18, обн. ДВ, бр. 80 от 2018 г.
Съгласно § 71от ПЗР на НИДН № Н-18, обн., ДВ,
бр. 80 от 2018 г. лицата, които са регистрирани по ЗДДС, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на тази наредба в срока до 31 март 2019 г. Това не се отнася до онези от тях, които използват ЕСФП и ИАСУТД. Лицата, регистриращи и отчитащи продажбите с ИАСУТД, следва да приведат дейността си с изискванията на Наредбата в срок до 31 декември 2019 г. Всички други лица следва да приведат дейността си в съответствие с нея в срок до 30 юни 2019 г.
При това по силата на § 72 от ПЗР при изпитването на ЕСФП за съответствие с изискванията на Наредбата № Н-18 всички средства за измерване от одобрен тип или с оценено съответствие, които са били изпитвани за работа в състава на ЕСФП, одобрена по стария ред, подлежат на вписване в приложението към новото свидетелство (приложение № 7 към чл. 11, ал. 6.
На основание § 73 от ПЗР лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на средства, използвани за изпълнение правилата на Наредбата, следва да приведат дейността си в съответствие с изискванията й в срок до 30 юни 2019 г. До този срок важат и издадените удостоверения за регистрация на сервизни фирми. Изключение правят онези от тях, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТ. Те следва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на Наредбата в срок до 31 декември 2019 г., докогато важат и издадените им удостоверения за регистрация.
Разпоредбата на § 74 от ПЗР от Наредбата определя срока за изполнение на правилата, регламентирани с § 27 от НИДН № Н-18, обн., бр. 80 на ДВ от 2018 г., относно изискванията към прозводи- телите/разпространителите на софтуер за управление на продажби в търговски обект. Тези изисквания са определени с разпоредбите на чл. 52б – 52ж от глава седма „б“ на Наредбата и са в сила от 1 декември 2018 г. Софтуер, който не отговаря на изискванията съгласно приложение № 26 на Наредбата, може да бъде разпространяван в срок до 31 март 2019 г.
Регистрираните по ЗДДС лица, които са задължени да спазват Наредбата и използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на чл. 52з – 52л от глава седма “в” в срок до 31 март 2019 г. В срок до 31 май 2019 г. – следва да подадат до НАП информацията съгласно приложение № 33 към Наредбата. Лицата, които не са регистрирани по ЗДДС и използват софтуер за управление на продажби, са задължени да приведат дейността си в съответствие с тези изискванията в срок до 30 юни 2019 г. Тези лица следва да подадат до НАП информацията съгласно приложение № 33 в срок до 31 август 2019 г. В зависимост от това дали са регистрирани или нерегистрирани по ЗДДС лицата, които започват дейността си след влизане в сила на тези изисквания, се допуска да извършват регистриране и отчитане на продажби по досегашния ред до изтичане на сроковете, определени за съответните дейности.
Изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, влизат в сила 3 месеца след обнародването на Наредбата, т.е. от 29 декември 2018 г. Тези изисквания са определени с чл. 52м – 52н на глава седма „г“ на Наредбата. Онези от тях, които осъществяват търговска дейност чрез електронен магазин към датата на влизане в сила на тези изисквания, подават изискуемата от тях информация в тримесечен срок от влизането им в сила, т.е. до 29 март 2019 г.
Внимание: Възможността данните от електронния документ за доставка и електронния документ за получаване на горива, регламентирана в чл. 59б, ал. 1 от Нарадба- та, да се подават по електронен път и през програмен интерфейс в XML формат с квалифициран електронен подпис, като НАП предоставя валидиращи XML схеми на заинтересованите лица, влиза в сила от 1 ноември 2018 г.